«« inkoop & logistiek

NEVI Facilitaire Inkoop

---

deze informatie wordt u aangeboden door nevi en fmn

---

---

Facilitaire Inkoop


NEVI heeft samen met de vereniging Facility Management Nederland (FMN) een werkgroep ingesteld. Voor NEVI zal deze werkgroep als sectie fungeren, daar waar de vakgebieden Inkoop en Facility Management dichter bij elkaar komen.
Door werkgroepen, studie- en themadagen, voordrachten en publicaties zal de vakkennis worden gebundeld en verspreid.


Aandachtsgebieden platform Facilitaire Inkoop:

* De organisatie van het facilitaire inkoopproces
* Opleiding en onderwijs
* De ontwikkelingen binnen de vakgebieden
* Waar ligt de grens tussen primaire en facilitaire inkoop?
* Hoe is de relatie tussen facilitaire inkoop en logistiek?
* Waar en hoe meet je de toegevoegde waarde van facilitaire inkoop?

Donderdag 29 mei 2008 stond de bijeenkomst 'Facilitaire uitbesteding onder de loep' op de agenda. Tevens het eerste optreden van de nieuwe lector Inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen.
Onderstaand de beschikbare presentaties.

* Presentatie Gert Walhof (lector Hanzehogeschool Groningen)
* Presentatie Michel Bolhuis (Johnson & Johnson)
* Presentatie Iwan Liem (Corus)
* Presentatie John Weinstock (NEVI Inkoopacademie)
* Presentatie Maartje van der Velden (Facility Management NHTV Breda)

Voor downloads van de presentaties klik hier....
Om lid te worden klik hier....


Handboek Facilitaire Inkoop

Dit nieuwe handboek geeft facilitaire inkopers/ facility managers inzicht in de huidige marktsituatie. Het handboek wordt vooralsnog alleen gebruikt bij NEVI seminars en incompany-trajecten, en is niet te bestellen.

Het Handboek Facilitaire Inkoop heeft negen facilitaire producten/diensten gedefinieerd waarover marktinformatie beschikbaar is. Hiermee kan de facilitaire inkoper zijn onderhandelingspositie versterken.
De samenvattingen van de hoofdstukken, alsmede interessante artikelen uit diverse vakbladen, kunt u, per productgroep gerubriceerd, hieronder aanklikken:.

* bedrijfshuisvesting
* beveiliging
* catering
* energie
* grafische industrie
* schoonmaak
* technische installaties
* werkplekinrichting
* lease-auto's



Samenvatting bedrijfshuisvesting

Het belang van inkoop betrekken bij het inkopen van bedrijfshuisvesting is nog lang niet bij iedere organisatie duidelijk. De directie wil meestal het liefste alles zelf regelen en mist zo het voordeel dat door de afdeling inkoop behaald kan worden.
Hieronder wordt een greep uit de hoofdstukken van het handboek bedrijfshuisvesting weergegeven, zo wordt er een algemeen beeld geschept van de inhoud van het handboek.

De markt
De top tien van grootste bedrijfsmakelaars heeft bij elkaar ruim 2,3 miljoen vierkante meter bedrijfsruimte verhuurd. Dit is bijna 70% van het totaal aan verhuurde bedrijfsruimte in Nederland. Van alle bedrijfsruimte nam de vraag naar kleinschalige kantoorruimte de afgelopen tien jaar in meer dan 60 procent van de kantorensteden toe, terwijl de vraag naar grote kantoorpanden ( vanaf 500m2 ) in 28 procent van de steden toenam en in 30 procent van de steden afnam. Deze marktontwikkelingen komen uitgebreid aan bod in het handboek.

Trends en ontwikkelingen
De veranderingen in de aanpak van huisvesting zijn nog volop gaande. Verschillende veranderingen met betrekking tot de huisvesting in de perceptie van organisaties zijn gesignaleerd. Op deze verandering wordt in gegaan in het hoofdstuk trends en ontwikkelingen van het handboek bedrijfshuisvesting.

Contracten
Bedrijfshuisvesting kan door de organisatie gekocht of gehuurd worden. Beide opties hebben hun voor - en nadelen. Hoe, wat en waarom huren of kopen wordt uitgelegd in het handboek. Hieronder vindt u een voorproefje:

Voordelen van huren
• Gering beslag op uw kapitaal;
• Flexibel;
• Onderhoud voor een belangrijk deel voor rekening van verhuurder

Voordelen van kopen
• u bent volledig eigen baas;
• u profiteert van eventuele waardestijging;
• u kunt het onroerend goed ook gebruiken als zekerheid bij financiering;
• u heeft het onderhoud in eigen hand;

Aandachtspunten specificaties
Het strategisch huisvestingsplan is een centraal document in het huisvestingsbeleid van organisaties. Het strategisch huisvestingsplan kent een tweetal functies:
• bepaling van het strategisch huisvestingsbeleid vanuit het primaire proces van de organisatie. Voldoet de huisvesting van de organisatie?
• vergelijking van huisvesting met branchegenoten (benchmarking); wordt de huisvesting relatief goed gemanaged?

Een huisvestingplan kan u dus helpen bij het bekijken naar uw huidige bedrijfshuisvesting waardoor u weet wat u wel en niet wil in het vervolg. Wat dus de eerste stap is in het maken van specificaties.

In het handboek komen in dit hoofdstuk ook; de voordelen van een multidisciplinair team en belangrijke punten met betrekking op de wet en regelgeving aan bod.

Kwaliteitsmeting
Huisvesting kan een grote toegevoegde waarde voor de organisatie realiseren. Een effectief huisvestingsbeleid leidt onder andere tot:
• Productieverhoging;
• Kostenverlaging;
• Risicobeheersing;

Meerdere voordelen en het opzetten van een huisvestingsbeleid komt aan de orde in hoofdstuk vijf van het handboek bedrijfshuisvesting.

Aangezien huisvesting zo een belangrijke factor in een organisatie is moet de kwaliteit van dit ‘product’ optimaal zijn. Dit kan gemeten worden met de Vastgoed KwaliteitsMeetlat. De Vastgoed KwaliteitsMeetlat is een standaard meetinstrument om de kwaliteit van de huisvestingsmiddelen inzichtelijk en bespreekbaar te maken. Aan de hand van beoordelingsaspecten wordt het object eerst visueel gemaakt en dan beoordeeld.

Do’s, Don’ts, Tips

• Do:Denk vooruit
Neem uw bedrijfsstrategie als uitgangspunt voor de huisvestingsbehoefte. Die moet ook voorop staan bij het opstellen van het programma van eisen. Snelle groei op korte termijn, kosten- en financieringsstrategie, toekomstige parkeerbehoefte e.d. Kunnen meewegen in de afweging huren of kopen.

• Don’t: Te dwingend zijn
De inkoper die een grotere rol wil spelen bij de inkoop van huisvesting moet er voor waken de directie teveel te beperken in de keuzes. Betrek de directie bij de beslissing. Werk met opties waaruit gekozen kan worden. Het maakt niet uit wie de credits krijgt, het gaat erom dat uw organisatie de beste huisvesting krijgt.

• Tip:
Voor bedrijven met meerdere vestigingen is het handiger om contracten centraal af te sluiten. Hiermee kan een bedrijf profiteren van schaalvoordelen en dus betere prijsafspraken.

Belangrijke factoren
Een meerjarenonderhoudsplanning (MOP) kan een bedrijf helpen de onderhoudswerkzaamheden inzichtelijk en overzichtelijk te maken. Het onderhouden van een pand wordt vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Het kost een bedrijf geld, maar wat lever het op? De meeste bedrijven investeren liever in andere zaken. En dat terwijl de gevolgen van een slecht onderhouden pand een bedrijf in het primaire proces kunnen raken.

Waarom een meerjarenonderhoudsplanning belangrijk is wordt hierboven in het kort omschreven, meer hierover en andere belangrijke factoren komen uitgebreid aan bod in het handboek.

[naar index handboek]




Samenvatting beveiliging

De ‘waarom-vraag’ van beveiliging zou samen met de inkopers moeten worden beantwoord. In de praktijk gebeurt dat echter bijna nooit. De functie van beveiliging is niet voor iedere organisatie gelijk. Inkoop van beveiligingsdiensten is maatwerk. Hieronder wordt een greep uit het handboek onderdeel: ‘Beveiliging’ beschreven.

De markt
Het beveiligingsvraagstuk kan worden opgedeeld in de techniek en de mensen.

Voor beide zijn zowel specialisten als totaalleveranciers in de markt. De totale omzet in de beveiligingsmarkt in 2006 bedroeg 1,29 miljard euro, die door ongeveer 1.200 bedrijven is gerealiseerd. Opvallend is dat slechts twee bedrijven goed zijn voor 80 procent van de omzet in de markt.

Dit is een greep uit de ontwikkelingen in de beveiligingsbranche, de uitgebreide versie en meerdere ontwikkelingen zijn te vinden in het handboek.

Trends en ontwikkelingen
In de beveiligingsbranche is het van belang dat je op de hoogte blijft van de laatste producten en systemen. Door de laatste ontwikkelingen kan je als organisatie scherp blijven en het veilige gevoel aan je medewerkers blijven bieden. Hoe dit het beste bereikt kan worden met de laatste trends en ontwikkelingen leest u in het handboek.

Contracten
Op 4 oktober 2007 heeft de Vereniging van Particuliere Beveiligingsorganisaties namens werkgevers met de vakbonden overeenstemming bereikt over een nieuwe eenjarige CAO die loopt van 01-04-2007 tot 01-04-2008. De aandachtsgebieden uit de nieuwe CAO en een aantal veel voorkomende contractvormen in de beveiligingsbranche worden beschreven in bovenstaand hoofdstuk.

Aandachtspunten specificaties
Het is niet eenvoudig om bij niet tastbare producten een duidelijke specificatie weer te geven. U moet weten wat belangrijk is, waar nou juist extra aandacht op gevestigd moet worden en waarover een degelijk beveiligingsbedrijf zeker moet beschikken. In het hoofdstuk aandachtspunten specificaties worden voorbeelden gegeven voor het maken van enkele specificaties.

Kwaliteitsmanagement
In 2006 introduceerde de Vereniging van Particuliere Beveiligingsorganisaties (VPB) het Keurmerk Beveiliging. Het is het eerste kwaliteitssysteem waarmee het serviceniveau en de kwaliteit van de dienstverlening van beveiligingsbedrijven gemeten en getoetst kunnen worden. De eisen van het keurmerk zijn vooral gericht op het niveau van dienstverlening.
Meer hierover in het hoofdstuk kwaliteitsmeting van het handboek onderdeel beveiliging.

Do’s Don’ts, Tips

• Do: Voer een security audit uit
Om de behoefte (en daarmee de specificaties) helder te krijgen, is het goed om een interne security audit uit te voeren. Hierin worden alle mogelijke incidenten onderzocht. Vervolgens wordt bekeken of die met de huidige beveiligingsmaatregelen beheersbaar zijn of dat extra maatregelen nodig zijn. Hier is specialistische kennis voor nodig: als die niet aanwezig is, huurt u die dan in.

• Don’t: Alleen naar uurtarieven kijken
Kijk bij de prijsvergelijking niet alleen naar de uurtarieven. Het gaat uiteindelijk om het totale bedrag onder aan de streep. Een laag uurtarief betekent niet automatisch ook een lagere totale prijs. Laat u niet verrassen door onverwachte toeslagen.

• Tip:
Een oud bestek recyclen leidt niet tot het beste inkoopresultaat.

Belangrijke factoren
Het weloverwogen inkopen van beveiligingsdiensten op basis van een risicoprofiel is niet eenvoudig. Inkopers moeten zichzelf de volgende vragen stellen:
• Wat moet worden beveiligd, waarmee en waartegen?
• In welke mate wil en kan een organisatie risico's accepteren of uitsluiten?
• Wat zijn de wettelijke kaders?
• Hoe zit het met de verzekering, de assuranti‘n?

Deze en meer belangrijke factoren worden beschreven in hoofdstuk zeven van het
handboek onderdeel beveiliging.

[naar index handboek]




Samenvatting catering

De eerste facilitaire dienst van het handboek is: ‘Catering’. Dit is tevens ook één van de meest voorkomende en bekendste facilitaire diensten.

De indeling van het handboek bestaat uit zeven inhoudelijke hoofdstukken, welke aangevuld worden met een aantal relevante artikelen en een literatuurlijst. Hieronder zullen van ieder hoofdstuk de highlights genoemd worden zodat in grote lijnen een overzicht bestaat van wat er in het onderdeel catering te vinden is.

De Markt
Op de cateringmarkt zijn er veertien grote cateraars die 97% van de Nederlandse markt voor bedrijfscatering in handen hebben, dit is een omzet in de markt van €1,2 miljard. In het handboek wordt een weergave gegeven van tien van deze veertien cateraars. De cateringbranche heeft een omzetverhoging geboekt dit jaar wat toe te schrijven is aan de gestegen prijzen en de volumestijging.

Trends en ontwikkelingen
Een aantal ontwikkelingen die zich voordoen op het gebied van cateringvormen zijn; het ontkoppeld koken, pro actief cateren en het zelf laten bereiden door werknemers. Een trend die zich voordoet is dat bedrijven zich steeds meer bekommeren over de gezondheid van het eten wat er geserveerd wordt, dit is in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen, wat eveneens aan bod komt in het handboek.

Contracten
Van het alom bekende openboek contract tot aan het steeds meer gebruikte
prestatiecontract komen de contractvormen voor. Wat houdt iedere vorm in?, een aantal tips en nieuws over de CAO komen aan bod in bovenstaand hoofdstuk.

Aandachtspunten specificaties
Waar op gelet moet worden tijdens het specificeren zijn de key performance standards die afgesproken worden met de leverancier. Hier wordt aandacht aan besteed, ook komen er tips uit het werkveld welke je kunnen helpen bij het opstellen van de specificaties.

Kwaliteitsmeting
Nadat een contract is afgesloten met een leverancier blijft het van belang te controleren of de gemaakt afspraken nagekomen worden. Hiervoor zijn kwaliteitsmetingen ontwikkeld.
Welke stappen hierin voorkomen want er mee bereikt kan worden vindt u terug in het hoofdstuk kwaliteitsmeting.

Do’s Don’ts en Tips

• Do: Routineproduct
Behandel catering als een zogenoemd ‘routineproduct’ in termen van uw inkoopportfolio. Dat betekent dat u cateraars altijd in concurrentie laat aanbieden en niet te lange contracten moet sluiten. Overweeg om in grote organisaties met meerdere vestigingen twee cateraars te contracteren die continu met elkaar concurreren.

• Don’t: Openheid over budget
Laat de leverancier nooit en te nimmer weten wat uw budget is. Nodig meerdere leveranciers uit en selecteer de goedkoopste die aan uw programma van eisen voldoet.

• Tip:
Bij alle producten doormiddel van kleuren kaart communiceren of iets zeer verantwoord (groen), verantwoord (blauw) of minder verantwoord (rood) is.

Bovenstaand vindt u een voorproefje van een do, een don’t en een tip. In het handboek zijn veel meer van dit soort hulpmiddelen te vinden die u waar nodig kunnen helpen bij het inkoopproces.

Belangrijke factoren
Economische ontwikkeling, het partnership tussen opdrachtgever en cateraar, H.A.C.C.P., en factoren over de capaciteit van een bedrijfsrestaurant kunnen belangrijke factoren zijn bij het inkopen van catering. Daarom komen deze onderwerpen aan bod in bovenstaand hoofdstuk.

Afgesloten wordt met een aantal relevante artikelen welke als achtergrond informatie dienen of welke interessant zijn maar niet meer in de inhoud van het handboek opgenomen konden worden.

[naar index handboek]




Samenvatting energie

De Nederlandse energiemarkt is sinds juli 2004 een open markt, tenminste voor wat betreft de levering van gas en elektriciteit. De rijksoverheid stelt voor het transportgedeelte maximumtarieven vast. Voor de levering kunnen bedrijven in concurrentie zelf hun prijzen bepalen.

De Markt
Er is sprake van een oligopolie met een beperkt aantal grote aanbieders die zich weten gesteund door decennialange kennis en kunde en samen de markt behoorlijk ondoorzichtig weten te maken. Voor de inkoper is het niet eenvoudig daar een passend antwoord op te geven. Wie even niet oplet bij het vernieuwen van zijn contract kan dat dus duur komen te staan.

Trends en ontwikkelingen
Als we het over duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen hebben wordt er vrijwel meteen aan energie gedacht. Dit onderwerp vind je dat ook door het gehele handboek terug. In het hoofdstuk trends en ontwikkelingen worden de nieuwste ontwikkelingen om energie te besparen beschreven.

Contracten
Er zijn veel verschillende contracten voor het inkopen van energie. Deze contracten worden door de energieaanbieders ontworpen en zo aangeboden aan de bedrijven. Een aantal van deze contracten worden in dit hoofdstuk verder toegelicht.

Aandachtspunten specificaties
Er zijn veel tips die handig zijn bij het terugdringen van de energieprijs. Een aantal wordt hieronder beschreven, de overige zijn terug te vinden in het handboek.

Belangrijke prijsfactoren zijn:
• Af te nemen hoeveelheden
• Bundeling van inkoopkracht
• Profielverbetering
• Afnamepatroon
• Betalingstermijnen
• Moment van aankoop
• Er zijn drie componenten in energieprijs: olie, dollar en CO2

Kwaliteitsmeting
Energie kost geld. Een slechte kwaliteit van uw energievoorziening kost nog meer geld. Denk aan de kosten voor blindstroom, de kosten van storingen en versnelde slijtage van elektrische apparatuur. Bedrijven kunnen daarom hun energieverbruik door laten lichten met een energiescan. Een adviesbureau geeft dan adviezen over mogelijkheden om het energieverbruik terug te brengen. In veel gevallen verdient een energiescan en de daaruit voortkomende investeringen zich in korte tijd terug.

Do’s, Don’ts, Tips

• Energiebesparing
Energiebesparing is goed voor de portemonnee en goed voor het milieu. De grootste besparing realiseert u door niet in te kopen.

• Treuzelen
Als u pas aan het eind van het jaar aan de slag gaat met de inkoop weet u zeker dat u de hoofdprijs gaat betalen voor de elektriciteit die u in het jaar daarop nodig heeft. Houd bij Europese Aanbesteding rekening met een extra doorlooptijd van zes maanden.

• Tip:
Door bundeling van inkoopkracht kan weerwerk worden geboden aan de grote producenten. Het verdient aanbeveling deze mogelijkheid altijd te overwegen. Echter: de ervaring heeft geleerd dat bij samenwerkingsverbanden met teveel deelnemers de (organisatorische) lasten vaak groter zijn dan de financiële baten

Belangrijke factoren
EPA-U staat voor Energie Prestatie Advies Utiliteit. Het is één van de middelen waarmee de overheid haar klimaatdoelstellingen wil bereiken.

Het houdt in dat net als bij wasmachines en auto’s ook van een bedrijfsgebouw de energieprestatie worden vastgesteld. Toekomstige huurders en/of kopers van bedrijfsgebouwen hebben op die manier vooraf inzicht in de energieprestatie van een bedrijfsgebouw.

Bovenstaand is een erg belangrijke factor in de energiebranche beschreven, hier wordt in het hoofdstuk verder op ingegaan, het onderwerp klimaatcompensatie komt eveneens uitgebreid aan bod.

[naar index handboek]




Samenvatting grafische industrie

De grafische industrie behoort tot de grotere branches in het midden- en kleinbedrijf. De ondernemingen in de branche houden zich bezig met het bewerken en vermenigvuldigen van informatie. Drukwerk is daarbij veruit het belangrijkste product

De Markt
Dé drukwerkmarkt bestaat niet net zo min als dé drukker. Op basis van zowel het proces als het type product zijn er vele specialisten, groot en klein. In Nederland zijn onder de circa 3.000 grafische bedrijven: offset, laag/hoog volume, huisstijl drukwerk, rotatiedrukwerk, flexo, zeefdruk, digitale print en ga zo maar door. Wat voor het aanbod geldt, gaat ook voor de interne vraag op: binnen één en dezelfde organisatie wordt een keur aan verschillende soorten drukwerk gebruikt door vele soorten interne klanten.

Trends en ontwikkelingen
Hieronder wordt een greep uit de trends en kansen en bedreigingen welke te vinden zijn in bovenstaand hoofdstuk beschreven. Aan de onderwerpen kwaliteit en duurzaamheid wordt ook aandacht besteed.

Trends
• Opdrachten worden meer toegesneden op de klant (maatwerk). Dit betekent kleinere oplages en kortere doorlooptijden.
• Het onderscheid tussen drukken en printen, wat betreft kwaliteit en oplages, vervaagt.
• Grafische bedrijven verzorgen steeds meer diensten rondom drukwerk.

Kansen en bedreigingen
• De gunstige conjunctuur bevordert de vraag naar (reclame) drukwerk.
• Afnemers vragen meer ondersteuning bij de invulling van hun communicatiebehoefte in brede zin. Dit biedt kansen voor bedrijven die zich ontpoppen als all-in dienstverlener en zich niet beperken tot alleen het grafische werk.
• Bedrijven die web-to-print aanbieden hebben hiermee een extra mogelijkheid in handen om zich te onderscheiden van de concurrentie. Bovendien wordt het proces hierdoormeer efficiënt.

Contracten
Service Level Agreements en dienstencatalogus vormen het hart van de dienstverleningsovereenkomst. Boven de SLA en dienstencatalogus hangt de mantelovereenkomst, die de paraplu van de juridische voorwaarden weergeeft. Dit zijn de termen die je vaak tegenkomt als het om contracteren gaat in de grafische industrie. Meer hierover vindt u in het handboek.

Aandachtspunten specificaties
Inzicht in de aanbodzijde van deze zeer divers samengestelde markt is een voorwaarde voor goede inkoop. E?n drukker die alles kan bestaat namelijk niet. Hier ligt dus voor de inkoper de uitdaging om de juiste drukwerkspecialist en de juiste pers voor het drukwerk te vinden. Dit plaatst de inkoper echter voor een dilemma, want hoe kan hij voldoende efficiency realiseren in deze verscheidenheid en het de specificaties zo opstellen? Op deze vraag wordt antwoord gegeven in bovenstaand hoofdstuk in het handboek.

Prestatiemeting
U streeft voortdurend een verdere versterking van de marktgerichtheid van uw onderneming na. Dit gebeurt door het meten van de eigen prestaties, maar ook door deze af te zetten tegen de prestaties van andere ondernemingen. Inzicht in prestaties maakt het mogelijk een onderneming te leiden en te sturen.

Aangezien dit erg belangrijk is voor de organisatie wordt hier verder op ingegaan in het handboek.

Do’s, Don’ts, Tips

• Do: Ken de ordermanager
Bouw een goede relatie op met de ordermanager van de drukker. Hij of zij is de spin in het web bij de drukkerij.

• Don’t: Alles over één kam scheren
Eén drukker die alles even goed kan bestaat niet. Zoek daar dus ook niet naar. Een drukkerij is een productiebedrijf, geen copyshop die de weekaanbiedingen voor de slager maakt.

• Tip:
Wastemanagement ı Strenger selecteren en controleren wat voor reclame/ marketing informatie er het gebouw binnen wordt gelaten.

Belangrijke factoren
FSC is een keurmerk voor 'goed bosbeheer'. Een product dat het FSC-keurmerk draagt, is gegarandeerd vervaardigd uit hout afkomstig uit goed beheerd bos.

De Stichting Certificatie GrafiMedia branche (kortweg SCGM) heeft op basis van het door het KVGO Dienstencentrum ontwikkelde kwaliteitszorgsysteem "Goed Geregeld!" voor de grafimedia industrie, normen vastgesteld waaraan uiteindelijk een ingevoerd kwaliteitszorgsysteem moet voldoen.

Deze en meer keurmerken worden beschreven in het hoofdstuk belangrijke factoren.

[naar index handboek]




Samenvatting schoonmaak

In deze samenvatting vindt u een aantal bevindingen van het onderdeel schoonmaak uit het handboek facilitaire inkoop. Per hoofdstuk worden een aantal punten belicht en zo krijgt u een voorproefje van het gehele onderdeel schoonmaak.

Wat is schoon?De perceptie van het begrip schoon is subjectief. Wat de één schoon vindt, vindt de ander nog vuil. Dit heeft geleid tot de volgende korte, duidelijke definitie van schoon: schoon is: op de juiste manier schoongemaakt.”

De markt
In de schoonmaakmarkt is duidelijk te zien dat 80 procent van de markt in handen is van tien grote schoonmaakbedrijven. Deze ondernemingen zijn hieronder gerangschikt in volgorde van omzet:

• ISS
• Asito
• Vebego
• Facilicom
• CSU
• Helder Groep
• DeDrie Schoonmaakgroep B.V.
• Hectas
• EW.
• Van Berkel Groep

Trends en ontwikkelingen
Snoerloze stofzuiger

Door de toenemende behoefte aan lichtere, beter hanteerbare en beter bedienbare apparaten wordt er gewerkt aan de doorontwikkeling van een snoerloze stofzuiger. Verwacht wordt dat deze binnen 5 jaar op de markt is.

In bovenstaand hoofdstuk wordt nog op meerdere trends en ontwikkelingen in de schoonmaakmarkt waaronder duurzaam inkopen van schoonmaak een belangrijk deel is.

Contracten
Een compact overzicht van een aantal contractvormen binnen de schoonmaakbranche.



Aandachtspunten specificaties
Voorbeeld van een belangrijk punt is; dat het gewenste niveau van dienstverlening, het liefst in functionele termen, bekend en eenduidig dient te zijn voor de hele organisatie. De eisen die worden gesteld aan het schoonmaak onderhoud zijn onder andere afhankelijk van:

• gewenste kwaliteit;
• de beschikbare middelen
• aard van het gebouw;
• het gebruik van het gebouw;
• de bezettingsgraad;
• de vervuilingsgraad.

Het gehele overzicht van belangrijke punten wordt beschreven in het handboek.

Kwaliteitscontrole
VSR is de vereniging van de schoonmaakbranche, waarin allerlei nieuwe ontwikkelingen op schoonmaakgebied worden onderzocht. Zo heeft de vereniging bepaalde standaarden ontwikkeld om de kwaliteit van schoonmaak te meten. Met deze standaarden als basis zijn er verschillende kwaliteitscontrole systemen ontwikkeld welke te vinden zijn in het hoofdstuk.

Do’s, Don’ts, Tips

• Do: Zorg voor goede managementinformatie
Verzamel goede managementinformatie uit uw eigen organisatie. Een facilitair informatiesysteem helpt u hierbij. Stuur de leverancier hiermee aan.

• Don’t :Onzorgvuldige communicatie
Relaties lopen vaak stroef, of helemaal stuk, omdat er over en weer niet goed, open en eerlijk wordt gecommuniceerd. Maak uw verwachtingen expliciet: wat wilt u en wat wilt u niet? Leg de wederzijdse verwachtingen vast!

• Tip:
Aangezien de markt op dit moment aardig ‘vol’ is, liggen de uurtarieven gemiddeld tussen de 16 -21 euro per uur.

Belangrijke factoren
Slechte kwaliteit van het binnenmilieu in kantoren kan de oorzaak zijn van dalende productiviteit en een stijgend ziekteverzuim. Wettelijk gezien is de werkgever verplicht om te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden waaronder de kwaliteit van het binnenmilieu. Hoe het binnenmilieu op peil gehouden kan worden, wordt beschreven in het hoofdstuk belangrijke factoren.

[naar index handboek]




Samenvatting technische installaties

Het inkopen van technische installaties brengt veel aspecten met zich mee. Vooral nu in de maatschappij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en besparen op CO2 ‘hot’ items zijn. De maatschappelijke onderdelen komen door het gehele handboek terug

De Markt
UNETO-VNI is de ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel. Beide sectoren leveren een belangrijke bijdrage aan de Nederlandse economie. UNETO-VNI is de ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel. Hier wordt in het handboek verder op ingegaan.

Trends en ontwikkelingen
Op onderstaande gebieden zijn er veel innovaties gaande. De belangrijkste innovaties per onderdeel zijn in dit hoofdstuk beschreven.

1. Gebouwautomatisering
2. Automatisering bedrijfsprocessen
3. Dienstenconcepten
4. Energiezuinige gebouwen en industri‘le processen

Contracten
Prestatiecontract, het alles - in – een concept, pay - per service, leaseconcepten, turn -key en self service zijn de contractvormen die in het handboek aan bod komen in bovenstaand hoofdstuk. Bij iedere vorm wordt toegelicht waarom deze geschikt is als contract in de technische installatie branche.

Aandachtspunten specificaties
Bij een conditiemeting wordt na een visuele inspectie aan iedere installatie een score toegekend, onderverdeelt in zes niveaus. Je bepaalt dus in feite een baseline van de staat van onderhoud van je installaties. Een dergelijk meting is essentieel om aan te kunnen geven wat je huidige situatie is en wat je wensen zijn voor over bijvoorbeeld twee of drie jaar. Ook kan er tijdens deze meting bepaald worden of de installaties kritisch of minder kritisch voor het bedrijfsproces zijn.

Uitgebreid verslag over de conditie meting is terug te vinden in het handboek voor technische installaties.

Beheren en monitoren
Demand management en het monitoren van technische installaties zijn de onderwerpen in dit hoofdstuk. Allereerst wordt uitgelegd hoe demand management in zijn werk gaat en wat dat betekent voorde facility manager. Vervolgens komen bij het monitoren de energiekosten en het beheersen en optimaliseren hiervan aan bod.

Do’s, Don’ts, Tips

• Do:
Eerste 4 uur gratis en geen voorrijkosten is redelijk om te vragen in een contract.

• Contract met inspanningsverplichting
Het is beter om geen contract op basis van een inspanningsverplichting aan te gaan. Bij een dergelijk contract komt de leverancier een aantal keer per jaar bij u langs voor een onderhoudsbeurt. Maak de leverancier verantwoordelijk voor een duidelijk gedefinieerd resultaat.

• Tip:
Een gebouw gaat over het algemeen veertig jaar mee en technische installaties twintig jaar.

Belangrijke factoren
In bovenstaand hoofdstuk wordt aangegeven hoe een organisatie een erkend installatiebedrijf kan vinden. Het is steeds lastiger om een vakbekwame installateur te onderscheiden van een beunhaas, daarom wordt hier aandacht aan besteed. Eveneens wordt in gegaan op het veilig werken met de technische installaties.

[naar index handboek]




Samenvatting werkplekinrichting

Tot voor kort werden huisvesting en aanverwante facilitaire voorzieningen voornamelijk gezien als noodzakelijke overhead en op strategisch niveau werd er dan ook nauwelijks of geen aandacht aan besteed. Het was het laatste stukje ondersteuning dat naderhand wel werd aangepast. Tegenwoordig lijkt hier nadrukkelijk verandering in te komen. Steeds meer organisaties zijn op zoek naar een manier om méér uit hun huisvesting te halen dan alleen het noodzakelijke dak boven het hoofd.

De markt
Het in 2006 ingezet herstel in de meubelbranche, heeft in 2007 doorgezet. In de meubelindustrie is het herstel voorzichtig en vooral gedragen door de hogere exportcijfers. De omzet op de binnenlandse markt stijgt beperkt. De meubeldetailhandel, de binnenlandse afnemer, weet niet te profiteren van het gunstige economische klimaat. Dit komt ook door de hevige concurrentie op de binnenlandse markt.

Trends en ontwikkelingen
In de afgelopen jaren is de gemiddelde werkplek in omvang afgenomen van ongeveer 23 vierkante meter VVO naar iets meer dan 19 vierkante meter VVO. Een duidelijke neerwaartse trend, die naar verwachting verder zal doorzetten. Opdrachtgevers realiseren zich in toenemende mate dat er meer moet gebeuren dan alleen het fysiek dichter bij elkaar brengen van bureaus en het efficiënt benutten van de ondersteunende ruimten. Nog steeds is de werkplek een zeer slecht bezet en duur middel.

Er wordt tegenwoordig niet meer gedacht in werkplekken maar in werkmogelijkheden; door een meer activiteitsgerelateerde benadering van de ruimte indeling. Dit is één van de trends die besproken wordt in bovenstaand hoofdstuk. Aan bod komen onder andere ook; de ontwikkelingen in ICT, verandering van invloed op huisvesting en duurzaamheid.

Contracten
De meeste contracten die voorkomen met meubelleveranciers zijn raamcontracten. Daar wordt dit hoofdstuk dan ook mee begonnen. Het huren van meubelen is ook een optie waar op ingegaan wordt en afgesloten wordt met informatie betreft de nieuwe CAO.

Aandachtspunten specificaties
Elk kantoorvertrek moet voldoen aan minimumafmetingen die te berekenen zijn uit de sommering van de verschillende elementen in de ruimte, zoals de aanwezige personen, het kantoormeubilair, de kasten en de vergadervoorziening. De nieuwe berekeningswijze is een onderdeel dat in dit hoofdstuk aan bod komt.

Werkplekstrategieën
Omdat organisaties de huisvesting en dus ook werkplek steeds beter willen benutten wordt er ook steeds meer aandacht aan besteedt. Het is belangrijk dat de werknemer zich helemaal thuis voelt en dus op zijn/haar gemak kan werken en hierdoor beter kan presteren. Op dit thema wordt in het hoofdstuk werkplekstrategie‘n verder ingegaan.

Do’s Don’ts, Tips

• Do:
Alle medewerkers betrekken bij het eventueel ontwerpen van een nieuwe werkplekstrategie.

• Don’t:
Vergeten uitleg te geven hoe de huisvesting moet gaan werken en hoe het veranderingsproces eruit gaat zien.

• Tip:
De inruil van gebruikte meubelen kan verrassend prijsvoordeel opleveren bij de aanschaf van nieuw meubilair.

Belangrijke factoren
Het is belangrijk werknemers op de werkplek te stimuleren en motiveren waardoor ze op het gemak gesteld worden en daardoor beter presteren. Samenwerking en communicatie dragen ook goed bij aan de productiviteit van de werknemer. Hoe desksharing de uitkomst kan bieden kunt u in dit hoofdstuk vinden.

[naar index handboek]




Samenvatting lease-auto’s

Ze zijn op het werk het gesprek van de dag: lease-auto’s. Uit welke merken mag worden gekozen? Welke prijsklasse? Wie rijdt wat? Bij het leasen van personenwagens spelen zowel financiële overwegingen (geen eigen kapitaal investeren) als het gemak een grote rol. Auto’s zijn voor de meeste organisaties wel van belang, maar bieden aan de andere kant meestal geen voordeel in de concurrentiestrijd. Vanuit dat perspectief is uitbesteden een logische keuze.

De markt
Bijna één op de vijf Nederlandse werknemers krijgt een lease auto. Deze heeft gemiddeld een cataloguswaarde van 34.000 euro.

Gemiddeld liggen de percentages in de organisaties als volgt; 76,5% geeft haar medewerkers een auto van de zaak. 97,2% van het directieniveau komt hiervoor in aanmerking. Bij 58% van de organisaties bepalen de medewerkers zelf de autokeuze. Bij de andere organisaties moet er uit merken en/of dealers gekozen worden. De meest gebruikelijke looptijd voor een auto van de zaak is gemiddeld 4 jaar of 120.000 kilometer.

Meer van deze feiten en verschillende type leasemaatschappijen worden beschreven in het hoofdstuk ‘De Markt’.

Trends en ontwikkelingen
Hybride auto's zijn strikt genomen auto's die gebruikmaken van twee verschillende aandrijftechnologieën. Hoewel het elke combinatie van twee verschillende types motoren kan zijn, wordt echter meestal een auto bedoeld die behalve door een verbrandingsmotor wordt aangedreven door een elektromotor en een accu van aanzienlijke capaciteit. De accu wordt onder het rijden opgeladen door een generator die wordt aangedreven door de verbrandingsmotor.

Hierboven is een korte omschrijving van één van de nieuwste auto’s op dit moment; het opvallende aan deze auto is dat hij rekening houdt met het milieu. Hoe en wat is te lezen in bovenstaand hoofdstuk, evenals de overige trends en ontwikkelingen.

Contracten
Meer en minder kilometers, stilstand, bemiddelaars en shortlease zijn een aantal contracten voor lease –auto’s welke aanbod komen in het hoofdstuk ‘Contracten’. Naast andere contractvormen worden er ook tips beschreven voor contractovername.

Aandachtspunten specificaties
Belangrijke onderhandelingspunten zijn:
• rentepercentage,
• prijs voor meer/minder kilometers,
• onderhoud,
• service,
• rapportages
• en voorwaarden voor vroegtijdige contractbeëindiging.

Waarom deze punten belangrijk zijn en overige tips voor het maken van een programma van eisen worden beschreven in dit onderdeel van het handboek.

Het nieuwe rijden
Het is steeds belangrijker dat er zuiniger gereden wordt en dus beter op het milieu gelet wordt. Hoe dit bereikt kan worden komt aan bod in het hoofdstuk ‘het nieuwe rijden’. Een aantal tips wordt hieronder alvast weergegeven:

• Schakel zo vroeg mogelijk op naar een hogere versnelling. Voor benzineauto's/LPG bij maximaal 2500 toeren, voor diesel bij maximaal 2000 toeren.
• Rij zo veel mogelijk met een gelijkmatige snelheid en een laag toerental in een zo hoog mogelijke versnelling.
• Kijk zo ver mogelijk vooruit en anticipeer op het overige verkeer.
• Ziet u dat u snelheid moet minderen of stoppen voor een verkeerslicht, laat dan tijdig het gas los en laat de auto bij voorkeur in de versnelling van dat moment uitrollen.

Do’s, Don’ts, Tips

• Do: Meten is weten
Meet de prestaties en kostenontwikkelingen van uw leverancier(s). Maak hier in het contract afspraken over (bonusafspraken als de leverancier het beter doet dan afgesproken). Door informatie van het leasebedrijf, bijvoorbeeld over brandstofgebruik, snel terug te koppelen naar de rijders van de leasewagens is het mogelijk hun gedrag positief te be•nvloeden.

• Don’t: Haastige spoed….
Haast kost u geld. Neem de tijd om de markt te leren kennen. Weet wat er te koop is en maak voor de aanvullende dienstverlening een gedegen make-or-buy-analyse.

• Tip:
Meewerkende partner in uw bedrijf? Spreid bijtelling in overleg met fiscus over beiden inkomens.

Belangrijke factoren
Volgens de autobrancheverenigingen Bovag en RAI gaan autobezitters in de toekomst een half miljard euro extra betalen. Dit door een opeenstapeling van fiscale maatregelen. De brancheverenigingen menen dat dit bedrag in drie jaar tijd zelfs verdubbeld wordt.

Vanaf 2011 zal de schatkist jaarlijks 1 miljard euro extra ontvangen van de autobezitters. Dat is een veel hoger bedrag dan de regering bekend had gemaakt.

Deze digitale handboek op het web is door Leo Hooijmans gegenereerd uit de pdf-documenten, beschikbaar gesteld door NEVI.
Voor de originele pdf-uitvoering klik hier....
De plaatjes zijn toegevoegd.

[naar index handboek]

[naar top]

Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur ze een link door.

---

deze informatie wordt u aangeboden door nevi en fmn