archivering,
informatie & taal


NFC Index® kan verder omlaag!


deze informatie wordt u aangeboden door leo hooijmans, lid van fmn
mede mogelijk gemaakt door facilitaire informatie online

(schermfoto leo@hooijmans-noordwijk.nl)

voor het artikel in 8 Europese talen klik hier.....

Kosten per werkplek kunnen met gemak verder dalen!
LeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnlineHoezo??
Inleiding
De kern van de zaak (papierkosten)
Lezen via digitaal papier

Even terug in de tijd (maar met een blik vooruit)
Belachelijke hang naar papier
De NFC Index 2010


De mediane (middelste waarde, red.) kosten voor huisvesting, ICT en overige facilitaire diensten bedroegen in 2010 € 9.990 per werkplek per jaar, exclusief BTW. Ten opzichte van het jaar daarvoor betekende dat een daling met 3%. NFC Index berekent jaarlijks de totale kosten per werkplek.

In de Expo Houten werd op 26 mei 2011 de jaarlijkse presentatie gehouden van de NFC Index (Netherlands Facility Costs). De presentatie was een onderdeel van het evenement 'Lean & Mean - Facility Cost Control'.
Zo leer je weer een paar woorden Engels! (zie artikel onder aan de pagina)
Op de beursvloer waren er exposanten die de bezoekers concrete opties konden schetsen over het advies met betrekking tot kostenreductie.
De seminars waren daarop ook gericht. Het besparen op specifieke kostensoorten en op duurzame kostenbeheersing.
Aandachtstrekker was sleutelfiguur Maurice de Hond. Hoe zien de kostenposten er uit in 2030. Maurice gaf echter in zijn presentatie meer aandacht aan de ontwikkeling vanaf 1965 tot heden, dan aan de toekomst. Vooruit een klein stukje dan. Steekwoorden voor de (nabije) toekomst:
Altijd online. Alles online. Alles traceerbaar.

[naar top] - [naar index]

De kern van de zaak (papierkosten)
Daarvoor heb je geen papier meer nodig. We komen bij de kern van de zaak.
Tijdens de beurs en op de seminarstoelen werd de NFC Index 2010 uitgedeeld in bladvorm. Hoeveel zouden er gedrukt zijn? Als men kijkt naar de spelers in de 'Index': Ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, van Veiligheid & Justitie, van VROM Rijksgebouwendienst; Nederlandse Gasunie, NEN, Politie Academy, Sanoma, Shell, Siemens, alle Universiteiten, de adviseurleden, maincontractor leden en donateurs, enzovoort moet de oplage toch zeker op een paar duizend stuks geschat worden.
(misschien achterhaal ik het nog een keer!)
Het jaarbericht kan daarnaast door NFC Index-leden en FMN-leden (Facility Management Nederland)
in .PDF-vorm (Portable Document Format) opgehaald worden. Via de website van NFC Index en FMN alleen voor leden. Als je even zoekt op internet is het jaarverslag voor iedereen verkrijgbaar. Ook zonder kostbaar lidmaatschap.

De papieren versie drukken is dus een overbodige kostenpost. Ga even uit van ongeveer een oplage van 3.000 stuks (FMN-leden, NFC-leden en een paar extra stuks) maal 5 euro (alleen drukkosten en transport). Dat is dan 15.000 euro excl. btw. Daarmee kunnen de kosten 'Diensten en Middelen' toch behoorlijk omlaag. Als men niet alleen naar de drukkosten kijkt van de NFC Index, maar van alle overbodig drukwerk.

[naar top] - [naar index]

Lezen via digitaal papier
Het bewaren, meenemen en lezen wordt door de .PDF-vorm ook nog eens vereenvoudigd. Kijk maar naar onderstaande afbeeldingen op een tabletPC.

(foto's leo@hooijmans-noordwijk.nl)

Jammer dat in deze .PDF uitvoering nog geen rekening is gehouden met digitaal lezen op verschillende apparaten. Nu is de uitvoering alleen geschikt om het document bij de drukker te krijgen en te laten afdrukken. Een index en een lay-out in A-4 (ipv 2xA4) zou gebruiksvriendelijker zijn.
Het past beter in HNW (Het Nieuw Werken) waar velen over raaskallen (van Dale: onzinnig praten), maar waar nog (te) weinig bedrijven aan meedoen.

[naar top] - [naar index]

Even terug in de tijd (maar met een blik vooruit!)
In augustus 2003 mocht ik in Facto Magazine een stukje schrijven over ontwikkelingen op kantoor. Een onderdeel daarvan was 'Papier Hier'.

Siemens Nederland N.V. (één van de samenwerkende bedrijven aan de NFC Index) was toen lijdend/leidend voorwerp.
In onderstaand kader de letterlijke terugblik:

Papier hier
Alle digitale en elektronische ontwikkelingen dragen bij aan een sneller afdrukken op papier.
Het kopieëervolume neemt iets af, maar het printvolume stijgt gigantisch. Siemens Nederland meldt dat sinds de invoering van email het printvolume met 40% is toegenomen! Ze verbruikten in 2002 ruim 27 miljoen A-4tjes. Per medewerker ruim 6000 terwijl in 2001 dat er nog maar net 5000 waren. Ze voeren op dit moment actie om het papierverbruik niet te laten stijgen.
De gezamelijke Nederlandse Gemeenten verbruiken per jaar meer papier dan dat er in de Flevopolder aan bomen geplant kunnen worden (SBS6-nieuws). Weliswaar zijn dit productiebomen, maar toch!
Het printen is niet eens zo kostbaar. Facilitaire inkopers kunnen dat tot op drie cijfers achter de komma uitrekenen. De kosten zitten in het opbergen en terugzoeken. In overheidsinstellingen is al eens uitgerekend dat de exploitatiekosten van een strekkende meter gemiddeld 1500 euro kost.
Siemens opgelet! (en andere ook!) 27 miljoen A-4tjes vertaalt naar ordners brengen ieder jaar circa 9000 strekkende meter naar het archief.

Hier zijn gigantische kosten te besparen. Daardoor komt er geld vrij om het kantoor aantrekkelijker en productiever te maken voor de medewerkers. Meer m2 en leuke aangeklede pauzehoeken motiveren medewerkers meer dan de stoffige papierzooi die daarna naar de papiervernietiger en/of oud archief verdwijnt.

Is digitaal papier dan alles? Ja en nee. Het is maar wat je wilt invullen. Er zit een variatie in.
Bewaren kan je alles digitaal. Aan lezen zitten nogal wat voorwaarden. Dit stukje is te kort om daar op in te gaan. Om het kort duidelijk te maken kunt u zich afvragen of u een roman wilt lezen van uw beeldscherm en of u nog een papieren handboek van 2000 pagina’s wilt doorbladeren om een informatie te vinden. Voor in de toekomst is het wel duidelijk dat de zogenaamde e-books een deel van de papieren boeken gaan inpikken. Vooral nu ik het concept van Philips gezien heb met een pixelgrootte van 2000 DPI! Zo scherp krijg je het niet op cellulosepapier gedrukt. Voordeel dat het op de camping in het donker en bij een het licht van een bedlampje heel goed lezen is.
Voor het lezen op kantoor is het van belang dat de ontwerpers van informatie er rekening mee moeten houden hoe mensen lezen. Ergonomie is van groot belang. Als men doormoddert op de bekende weg blijkt dat mensen van cellulosepapier 5-7 maal sneller lezen en het veel beter onthouden. Dit ligt niet alleen aan het medium, maar vooral aan de layout van de informatie.
De techniek voor digitale informatie is er al lang genoeg. Eind jaren tachtig kwam Adobe met de nu algemeen geaccepteerde Acrobat Reader. Een ieder die de Acrobat printer als softwareprogramma had kon zijn digitale documenten vanuit Word, Excel, CorelDraw, AutoCAD, enzovoort wegzetten in een PDF (Portable Document File). Voor de lezer waren dan de (soms dure) orginele programma’s niet noodzakelijk om de documenten te lezen. Bijkomend voordeel is dat de orginele layout van het document gehandhaafd blijft.
Als u uw leveranciers of andere belanghebbende vraagt om hun correspondentie als bijlage via de email te verzenden scheelt u dat een vermogen aan inscannen en reproduceren. En ehh... de verzender ook.
Kantoorinnovatie is sterk afhankelijk voor de voornoemde digitale zaken. Als een bedrijf naast de nodige organisatieverandering de digitale en kabelloze automatisering goegoed toepast is de inhaalslag met de productiebedrijven die robotisering toepassen snel gemaakt.
(uit Facto Magazine, augustus 2003)


[naar top] - [naar index]

Belachelijke hang naar papier
Men hangt nog erg aan papier, zonder dat men beseft dat dit gigantische kosten en tijdsbesteding met zich meebrengt.
Vorige week (mei 2011) was ik nog op bezoek bij een staatsinstelling. Bij aanmelding bij de receptiebalie werd er driftig in papieren gezocht.
Paniek, tussen de ongeveer 12 stapels papier geen aanmelding. Pfff.... na vijf minuten kwam de beveiliger erachter dat de aanmelding op een receptiebalie achter de beveiligde entreedeur lag. Ik mocht doorlopen, terwijl ik meewarig naar de beeldschermen op de balie keek. De schermen stonden op zwart.....!
In deze situatie was het maar vijf minuten voor mij persoonlijk. Maar als je alle staatsinstellingen met de bezoekers bij elkaar optelt is het aan verloren tijd een stapel euro's.
Ja, die NeKoVaPa Index kan nog behoorlijk omlaag.
(Nederlandse Kosten Van Papier :-))

[naar top] - [naar index]

nfc index kantoren 2010


een samenvatting van de nfc index 2010
mede mogelijk gemaakt door facilitaire informatie online


DezeTekstIsVanLeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnline
Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.



deze informatie wordt u aangeboden door leo hooijmans, lid van fmn
mede mogelijk gemaakt door facilitaire aanbieders online

Facilitaire Aanbieders Online


voor zoeken naar producten/diensten en verenigingen
klik op foto....



facilitaire-informatie-online.nl ©
ingevoerd op 27 mei 2011
het laatst gewijzigd op 28-02-2013

voorwaarden voor gebruik/bezoek van deze website: klik hier....
(de kleine lettertjes, maar dan iets groter)