Montfoort heeft een fraai Stadskantoor

---

door jan braber

mede mogelijk gemaakt door facilitaire aanbieders online

---

---

Het stadskantoor van Montfoort (foto g-web)

Gemeente toont lef met eigen regie bij verbouwing
?

'Unieke aanpak bij fraai stadskantoor'; 'Gemeente toont lef om zelf regie te nemen bij verbouwing'; 'Unieke aanpak renovatie'; 'Vriendelijke balie voor rolstoelers'! De gemeente Montfoort was even wereldnieuws in de regiokranten Zenderstreeknieuws en De IJsselbode. Zelfs het AD (Algemeen Dagblad) besteedde er aandacht aan.
Het gemeentehuis van Montfoort is in november 2010 heropend na een verbouwing zonder dat er een duur bureau werd ingehuurd. Projectleider Jan Braber is trots en tevreden na een goed stukje samenwerking tussen ambtenaren en leveranciers uit de eigen gemeente.
Zie hieronder de motivatie van Jan en collegae.

Vanaf 2005 liepen er plannen voor de renovatie van het stadskantoor. Er waren klachten over het binnenklimaat. Hoofdpijn, irritatie aan de luchtwegen en ogen werden regelmatig gemeld bij de bedrijfsarts. De ondernemingsraad had zich gewend tot de openbare raadsvergadering om de renovatie op de agenda te zetten. Voor het verbeteren van de publieksdienstverlening waren er al plannen in ontwikkeling.
Door de wisselende politieke samenstelling waren er in de voorafgaande jaren steeds andere scenario's opgesteld. De beraadslagingen werden met wisselend succes uitgevoerd zonder dat er een definieve beslissing werd genomen.
In het eerste kwartaal van 2009 kreeg de raad maar liefst zeven scenario's ter behandeling voorgelegd met evenveel begrotingen.

Ontwikkelingen van de plannen
In maart 2009 stelde de gemeenteraad budgetten beschikbaar ten behoeve van de aanpassing en vervanging van de luchtbehandeling, de infrastructuur voor data en elektra, beveiligingsmaatregelen, de vervanging van de vloerbedekking en de verbouwing van de begane grond. De voorzieningen voor de ontvangst van publiek en de werkruimten voor raads- en commissieleden moesten sterk verbetert worden.
De raad gaf aan het college de opdracht mee het plan door middel van 'slim inkopen' uit te voeren. Hierdoor moest de noodzakelijke aanschaf, van onder andere het meubilair mogelijk gemaakt worden.
Intern werd beleidsmedewerker Jan Braber verzocht om het project voor de gemeente Montfoort te gaan trekken. Jan heeft in verband met zijn bouwkundige kennis en ervaring in interieur ontwerpen een alternatieve aanpak voor de renovatie ontwikkeld.

Het projectteam: vlnr. Lenie Pol, Jan Braber, Sandra van den Wildenberg, Michel Besamusca en Martin Ester. (foto Gemeente Montfoort)

De uitvoering van de plannen
Het plan tot renovatie van het 3000m2 tellende Stadskantoor is volledig in eigen beheer uitgevoerd. Deze aanpak getuigd van moed en besluitvaardigheid van het college (B&W) en het management, die de projectleider en het team volledig steunde en vertrouwde.
Het projectteam is uit medewerkers binnen het gemeentehuis samengesteld.
Lenie Pol (facilitair medewerkster); Sandra van den Wildenberg (beleidsmedewerkster organisatie-ondersteuning); Martin Ester (manager organisatie-ondersteuning); Michel Besamusca (bouwkundig medewerker) en Jan Braber (beleidsmedewerker en interieurontwerper).
De aanpak van de verbouwing is gebaseerd op zoveel mogelijk hergebruik van materialen, zelfwerkzaamheid en duurzaamheid.
Bestekken zijn niet gemaakt. De problemen en knelpunten van het kantoor zijn in kaart gebracht en er zijn wensen en eisen aan gehangen. Vervolgens zijn er partijen uitgenodigd die konden meedenken om de doelen te realiseren. Onder deze partijen waren meerdere Montfoortse bedrijven.
Het projectteam voor de renovatie werd tijdelijk aangevuld met expertise van het inkoopbureau Midden Nederland, de Milieudienst en de Arbodienst.
Er was geen sprake van een hoofdaannemer en er is beperkt gebruik gemaakt van het inhuren van expertise. Hierdoor is in deze vorm van eigen regie door de Gemeente, veel geld bespaard.
De renovatie is gestart op 1 januari 2010 met het op orde brengen van ruimten. Deze ruimten waren nodig om de gemeentelijke diensten plek te bieden voor tijdelijke huisvesting van het personeel. Het gemeentelijke werk moest tijdens de verbouwing normaal kunnen doorgaan. Geheel in de lijn met de alternatieve aanpak is geen geld besteed aan tijdelijke huisvesting.
Er was intern gecommuniceerd dat de verbouwing overlast zou bezorgen. Het moet echt worden vermeld dat het personeel het leed van de verbouwing kranig heeft gedragen. Sommigen zijn driemaal verhuisd. Maar ze hadden een verbeterde huisvesting in het vooruitzicht.
Het ontwerp heeft Jan Braber zeker hoofdbrekens gekost om het concept compleet te krijgen. Hij bedankt het bestuur en management voor hun steun en vertrouwen bij het realiserenen van het project. En natuurlijk de complimenten aan het projectteam.


Zichtbare kabels en goten (foto Gemeente Montfoort)

Wat ziet u in het stadskantoor?
Het plan is gebaseerd op de uitgangspunten: 'Transparant, Flexibel en (opge)Fris(t)'. Het is afgestemd op de organisatie-ontwikkeling van dit moment. Het streeft naar meer transparantie, een flexibeler houding met het oog op de komende organisatieontwikkelingen. Passend bij de manier van werken, die de organisatie voorstaat. De subtitel was 'Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan'. En dat is meermalen de praktijk geweest.


Drie van de vier balies (foto Gemeente Montfoort)

De kantoren zijn open, transparant en hebben een industriëel karakter gekregen. Plafonds zijn verdwenen, de vloeren zijn van een hard materiaal en de flexibele buizen voor het transport van data en elektra zijn volledig in het zicht gelaten. Deze buizen zijn een essentieel onderdeel van het ontwerp en komen in alle open kantoorruimten terug. Het vertrekpunt van de buizen is het hart van het kantoor. De technoruimte/het informatiecentrum is vormgegeven door middel van een futuristisch ogende unit.
De kantoren zijn verder licht van kleur, de aankleding biedt de werknemer de nodige kleur en variatie. Dat zal de arbeidsvreugde in positieve zin stimuleren.
Op de begane grond is er een ruime ontvangsthal voor de bezoekers van het gemeentehuis. De hal is voorzien van een receptiebalie en een viertal balies voor het zogenaamde frontoffice. Dit zijn vier volwaardige balies, waarvan één balie geschikt is voor mindervaliden. De balie kan simpel door een druk op de knop aangepast worden tot op hoogte van rolstoelgebruikers. Het Stadskantoor voldoet volledig aan de wettelijke regelgeving 'Geboden Toegang'.
Door de nieuwe balies is de gemeente toegerust op de veranderende taken en de verbetering van de publieksdienstverlening, waarvoor de gemeente zich ziet gesteld. De vervolmaking van deze dienstverlening moet in 2015/2016 zijn volgroeid. Het optimaal houden van deze dienstverlening zal een aanhoudende zorg voor de organisatie zijn.


(foto Gemeente Montfoort)

De ruimten om met elkaar te overleggen zijn aanzienlijk verbeterd. Vooral op de begane grond, waar de raadscommissies vergaderen. Er zijn twee ruimten beschikbaar waarin 25 en 35 personen kunnen vergaderen. Er zijn vast projectoren beschikbaar voor presentaties. In de centrale hal is er gelegenheid om rustig te pauzeren of te verblijven tijdens de schorsingen bij vergaderingen. De gemeenteraad heeft direct na de eerste raadsvergadering in het vernieuwde Stadskantoor de nieuwe ruimte te bestempeld als permanente vergaderruimte. Buiten de verwachting van het project toch mooi gerealiseerd.
De systemen voor de klimaatbeheersing werken naar tevredenheid. Koelen is aan het pakket toegevoegd. De centrale verwarming is buiten het plan van het project toch vervangen. Door maximaal gebruik te maken van de terugwineffecten zal het energieverbuikt fors dalen ten opzichte van de oude situatie.
De lang gekoesterde wens van de organisatie om de beschikking te hebben over een noodaggregaat is ook buiten projectplan om gerealiseerd.


Een platgeslagen oude ventilatiebuis als kunstwerk bij de ingang. (foto Jan Braber)

Aankleding en kunst
Er is zorg besteed aan verfraaiing van de wanden. Bestaande kunstwerken zijn voorzien van nieuwe lijsten. Daardoor ziet het er weer fris uit. Hier en daar is materiaal uit de sloop gebruikt en omgetoverd tot kunstwerken.
Door deze manier van aanpak zijn er bij de gehele renovatie kosten bespaard. Hierdoor kon de wens van de gemeenteraad in vervulling gaan om, daar waar nodig, nieuw meubilair aan te schaffen.
Er is de nodige creativiteit aan de dag gelegd. Er is keihard gewerkt voor het best mogelijke resultaat. Gericht op de wensen van de gemeenteraad en voor de bezoekers/klanten van het gemeentehuis. Het personeel heeft de beschikking over een eigentijds modern gebouw, dat volledig voldoet aan de eisen van veiligheid en arbeidsomstandigheden van deze tijd.

Een paar belangrijke kernpunten van het verhaal
~ De Gemeente is opgetreden als hoofdaannemer
~ Gemeente Montfoort renoveerde het Stadskantoor (3000 m2) op eigen kracht met een alternatieve aanpak.
~ Initiatiefnemer is ambtenaar in dienst van de Gemeente (tevens ontwerper).
~ 'Anders denken, anders doen'.
~ Bestekken zijn niet gemaakt.
~ Geen uitgaven voor tijdelijke huisvesting.
~ Behouden wat behouden kan blijven.
~ Accent op duurzaamheid.
~ Er is gebruik gemaakt van de kennis en kunde van de uitvoerende partijen.
~ Externe expertise is slechts ingehuurd op te verwachten knelpunten.
~ Meubilair is vervangen uit besparingen binnen het project.
~ Buiten het plan van het project zijn er meer zaken gerealiseerd.
~ De besparing op de oorspronkelijke begroting is 600.000 euro.
~ Het project is afgesloten ruim binnen het budget en ruim binnen de gestelde tijd.

Wie naar aanleiding van dit artikel Jan Braber wil contacten en/of het Stadskantoor wil bezoeken kijkt even bij de auteursinformatie boven- of onderaan dit artikel.


Zichtbare kabels en goten (foto Gemeente Montfoort)
LeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnlineHoezo
[naar top]
DezeTekstIsVanLeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnline
Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.

---

door jan braber

mede mogelijk gemaakt door facilitaire aanbieders online

Facilitaire Aanbieders Online voor zoeken naar producten/diensten en verenigingen klik op foto....

---