archivering,
informatie & taal


dit artikel wordt mede mogelijk gemaakt door

Facilitaire Aanbieders Online


365 dagen/24 uur per dag een virtuele vakbeurs
voor bedrijven/producten/diensten en verenigingen
klik op vergrootglas....


Global Edutainment
Ontdek SmartReading, de overtreffende trap van snellezen!



voor productinformatie klik op plaatje...
(1208-99 - 1312-31)


voor het artikel in het Nederlands klik op onderstaand plaatje

slim lezen en vooral onthouden


door leo hooijmans met informatie van global edutainment
mede mogelijk gemaakt door facilitaire aanbieders online






































archivering,
informatie & taal



Slim lezen en vooral onthouden!


deze info wordt u aangeboden door leo hooijmans, ism global edutainment
mede mogelijk gemaakt door facilitaire aanbieders online

(foto dreamstime)

Delen (letterlijk en figuurlijk) uit
de cursus SmartReading® van Global Edutainment

  Inhoud  
     
  Voorwoord
1. Over het geheugen
2. Een voorbeeld over algemene kennis
3. Achtergrondinformatie bij het lezen
4. Lezen en spanning
5. Doeltreffend omgaan met bureau post/administratie
6. De dag van het schone bureau
7. Motivatie begrijpen
  Colofon bij deze webpagina


top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


Voorwoord

In 2012 werd ik uitgedaagd om, door middel van een cursus SmartReading, mijn leessnelheid te verhogen. Vier tot tien maal sneller lezen! Dat leek me onmogelijk. Ik lees de kranten en tijdschriften al schuin door. Tot fustratie van vrienden en bekenden pik ik tussendoor veel informatie op.
Nou, vooruit dan. Anderen kunnen leren tien maal sneller te lezen en ik misschien wel viermaal. :-)

Tegenwoordig (maart 2013) lees ik bijna uitsluitend digitaal. Dat is toch anders lezen. In de cursus heb ik wat wetenswaardigheden opgestoken. Ik ben ik absoluut anders tegen lezen en onthouden aan gaan kijken. En ik heb het zogenaamede 'mindmappen' (gedachtenkaarten) ontdekt. Van Paul van der Velde kreeg ik toestemming om een deel van de cursusmap te gebruiken om u te informeren.
Let wel, het zijn delen uit de cursus. Voor de gehele cursus kunt u prima terecht bij Global Edutainment, waar SmartReading één van de handige cursussen is waarmee u uw productiviteit en inteligentie kunt opkrikken :-)
Leo Hooijmans, Noordwijk 26 maart 2013.





top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


1. Over het geheugen


Het geheugen heeft te maken met het proces van opslaan en terugvinden van informatie. MerriamWebster's Dictionary definieert geheugen als: (a) "het vermogen of het proces om te reproduceren of weer op te roepen wat geleerd is en speciaal door associatieve mechanismes is onthouden" en (b) "het opslaan van dingen die geleerd en onthouden worden door activiteiten of ervaringen van een organisme, wat aantoonbaar is door een wijziging in de structuur van het gedrag of door dingen op te roepen of te herkennen."
Het geheugen staat dus aan de basis van leren en patroonherkenning.
LeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnlineHoezo??
Fundamenteel kan men aan het geheugen denken als de mate waarin de informatie die we via onze zintuigen ontvangen gecodeerd wordt binnen ons zenuwstelsel. Volgens de oude Griekse filosoof Aristoteles.

Alle dieren bezitten een aangeboren vermogen om onderscheid te maken, wat zintuiglijke waameming wordt genoemd. Maar hoewel zintuiglijke waarneming aangeboren is bij alle dieren, is bij sommigen de zintuiglijke indruk blijvend, en bij anderen niet. Dus dieren waarbij dit niet blijvend is hebben ofwel in het geheel geen kennis behalve de handeling van het waarnemen, of geen kennis van voorwerpen waarvan geen indruk blijft bestaan; dieren waarbij dit wel tot ontwikkeling komt hebben waarneming en kunnen de zintuiglijke indruk blijven herinneren in de ziel. Wanneer een dergelijk blijvende indruk vaak wordt herhaald treedt er plotseling een verder onderscheid op tussen degene die vanuit zulke blijvende zintuiglijke indrukken een vermogen ontwikkelen deze te systematiseren en degenen die dit niet doen.

Dus uit de zintuiglijke waarneming ontstaat wat wij geheugen noemen en vanuit veelvuldig herhaalde herinneringen aan hetzelfde ding ontwikkelt zich ervaring; want een aantal herinneringen vormen één enkele ervaring. Voorts, vanuit ervaring ontstaat het vermogen van de vakman en de kennis van de wetenschapper.

Wat Aristoteles zegt is dat geheugen in essentie het voortduren is van zintuiglijke indrukken. Dit voortduren, stelt ons in staat de herhaling van bepaalde indrukken, of 'patronen,' te herkennen, die de basis vormen voor onze ervaring. Het leren van een vaardigheid is het verder systematiseren van die ervaringspatronen. In het verleden werd geheugen vaak beschouwd als een enkelvoudige geestelijke 'gave.' Tegenwoordig wordt het menselijke geheugen echter gezien als een hele reeks processen, inclusief de processen die zorgen voor de kortdurende opslag van zintuiglijke informatie tijdens de waarneming, de processen die ten grondslag liggen aan het vasthouden van kennis of taal, en de processen die het weer verzamelen van persoonlijke ervaringen en gebeurtenissen ondersteunen.


Korte termijngeheugen en lange termijngeheugen

Hedendaags onderzoek van het geheugenproces heeft ertoe geleid dat het geheugen verdeeld wordt in verschillende delen of types. Een korte termijngeheugen met een beperkte capaciteit, welke primair verbaal is en waarvan de inhoud snel wordt vergeten, wordt onderscheiden van een langetermijn geheugen, waarbij weinig aanwijzingen te vinden zijn dat er op enige manier beperkingen aan verbonden zijn. Korte termijngeheugen is het systeem dat gebruikt wordt om zich informatie te herinneren die 'in gebruik' is, zoals een telefoonnummer, terwijl men dit intoetst. Wanneer het nummer éénmaal is ingetoetst wordt het echter niet meer onthouden. Korte termijngeheugen blijkt ook beperkt te zijn door de grenzen van het bewustzijn. De meeste mensen kunnen een telefoonnummer van 7 of 8 cijfers herhalen, maar niet een nummer van 10 of 11 getallen.

Het lange termijngeheugen lijkt meer te maken te hebben met de 'betekenis' van een ervaring dan met de details. Vanuit NLP (Neuro Linguïstisch Programmeren, red.) gezichtspunt zou het lange termijngeheugen meer geassocieerd zijn met de 'dieptestructuur' van een ervaring dan met de 'oppervlaktestructuur'. Dieptestructuur heeft meer te maken met de vorm van een ervaring dan met de inhoud ervan. Aristoteles stelde bijvoorbeeld dat het lange termijngeheugen iets te maken had met het organiseren en 'systematiseren' van informatie. Research naar het lange termijngeheugen bracht aan het licht dat wanneer een individu een lijst woorden leert die toevallig een aantal dierennamen bevat, dat hij of zij de neiging heeft de dierennamen in een cluster terug te halen, zelfs als deze namen oorspronkelijk verspreid waren over de lijst. Dit suggereert dat degene die leert actief een bepaalde vorm of organisatie in het materiaal dat hij of zij leert probeert aan te brengen. Zelfs met lijsten van woorden die geen relatie hebben is bij herhaaldelijke onderzoekingen naar leren gebleken dat mensen de neiging hebben groepen van woorden te produceren op dezelfde manier - waardoor nogmaals wordt gesuggereerd dat ze woorden op een bepaalde consistente manier organiseren.

Wanneer men de deelnemer aan een experiment instrueert woorden in categorieën te sorteren naar eigen keuze, dan leidt dit tot beter onthouden van de woorden, zelfs wanneer de deelnemer niet verwacht had te worden getest, waardoor men kan stellen dat organisatie leidt tot een beter langetermijn geheugen. Hoe beter het organisatie systeem is voor informatie in het geheugen, des te toegankelijker zal de informatie waarschijnlijk zijn. Het associëren of 'ankeren' van informatie of ervaringen aan andere ervaringen blijkt zowel te helpen bij opslag als hervinden; dit bevordert het lange termijngeheugen en zorgt voor een betere toegankelijkheid. Mnemotechniek is bijvoorbeeld een geheugentechniek waarbij gezorgd wordt voor aanvullende 'cues' om te helpen de juiste informatie terug te vinden. Een mnemotechniek voor het herinneren van de volgorde van de kleuren van het spectrum - rood, oranje, geel, groen, blauw, indigo, violet - zou bijvoorbeeld het gebruik van een zin kunnen zijn: 'regen op gewoon gras brengt iets voort'. De namen van de kleuren worden eerst teruggebracht tot hun eerste letter, en deze worden gebruikt in een zin met betekenis, waardoor gezorgd wordt voor een organisatie van de volgorde die niet in de namen van de kleuren zelf zit. (zie ook geheugenstrategieën.)

Van het geheugen is ook aangetoond dat het in hoge mate 'afhankelijk is van de toestand'. Dat wil zeggen dat het makkelijker is voor mensen bepaalde aspecten van een gebeurtenis te herinneren wanneer zij in een interne toestand zijn die hetzelfde is als die waarin zij waren op het moment dat die gebeurtenis aanvankelijk plaatsvond. De toestand dient als een aanleiding of geheugenspoor, dat als een 'rode draad' bepaalde ervaringen met elkaar verbindt (wat in NLP bekend staat als 'transderivationeel zoeken'). Daarnaast zijn sommige toestanden meer geschikt voor herinnering dan andere. Mensen die in staat zijn geweldige geheugentaken uit te voeren vertellen vaak dat ze zich in een speciale toestand brengen voor het leren en herinneren van het materiaal.



top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


2. Een voorbeeld over algemene kennis.

Wie ontdekte Amerika? Ja, dat was Columbus in 1492. Hij kwam van Europa. Hoe ging Columbus naar Amerika? Een vierjarige die al eens gevlogen heeft naar een vakantiebestemming bijvoorbeeld, zal misschien zeggen met een vliegtuig. U zegt per boot, of niet soms? Hoe weet je dat? Omdat je wist dat er toentertijd geen vliegtuigen waren. Die analyse maak je ook tijdens het lezen. Stel jezelf vragen gedurende het lezen.

Tijdens het creëren van overzicht leesje de index of het register, de reden is dat je inzicht krijgt in wat de auteur in het boek je eventueel aan nieuwe kennis kan aanreiken. Is er al veel bekend bij je? Dit bepaald dus mede ook hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor het boek. Een bekend fenomeen is dat de auteur verondersteld dat de lezer weinig weet over het onderwerp. Echter, de praktijk wijst uit dat de lezer al heel veel weet. Normaal gesproken leest men de oude koek omdat je niets wilt missen, en uiteraard hierdoor veel tijd verspilt.

Om het tekstbegrip snel uit te breiden let vooral op de volgende woorden zoals,
o Wie, wat, waarom, hoe, en waar.
o Als en niet
o Werkwoorden
o Zelfstandige naamwoorden.



top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


3. Achtergrondinformatie bij het lezen

Het brein bestaat uit "drie grote afdelingen" die weer onderverdeeld zijn in"subafdelingen". Eén van de grote afdelingen is "de hersenstam" of ook wel Reptilian Brain genoemd. Evolutionair gezien is dit de "oudste afdeling". De hersenstam controleert alle basis lichaamsfuncties inclusief vechten en vluchten. Het neemt de dominante controle over van de andere hersenafdelingen wanneer enige bedreiging, reëel of in verbeelding is waargenomen. De middenhersenen hebben zich aansluitend op de hersenstam gevormd. De middenhersenen controleren onze emoties en voeren direct naar onze voornaamste zintuigen.

De bovenste hersenen, de cortex, is ons jongste brein. Deze cortex is verdeeld in twee delen en is de belangrijkste computer waar alle "denkprocessen" worden uitgevoerd. Leren en doen zijn de elementen die deze hersenen ontwikkelen. Leren en doen vindt echter het beste plaats in een ontspannen staat. Enige stress en de hersenstam (Reptilian Brain) neemt het over. Leren, of de acties die we moeten nemen, worden beperkt tot wat nodig is om te overleven.

Traditionele trainingen vertrouwen te veel op herhaling en negeren de kennis die we nu hebben op "whole-brain" leren. Bij gebruik van het volledige arsenaal aan mogelijkheden van versnelde leertechnieken kan training met een effectiviteit van 30% toenemen met een verkorting in trainingstijd van ongeveer 24%.

De sleutel van effectief gebruik van het lange termijngeheugen is niet hóe de informatie erin te krijgen, maar hoe het weer terug te krijgen wanneer we erom vragen. Meer informatie gaat in het lange termijngeheugen via ons niet-bewuste denken dan door ingespannen concentratie. Het "hele brein concept" maakt dan ook gebruik van eencombinatie van spelletjes, muziek, toneelstukken, kleur, humor en dergelijke om een maximale invoer te bereiken. Geheugentriggers zijn een belangrijk aandachtskenmerk van deze techniek en zorgen voor de toegang naar de opgeslagen hoeveelheid informatie.

Kiene kinderen die overheersend linker hersenhelft gericht zijn, gedijen goed in het traditionele onderwijssysteem. Zij scoren goed bij examens en intelligentietesten. Zij zullen goed in staat zijn om logische problemen aan te pakken en gegevens te analyseren. Ze scoren vaak goed in wiskunde, biologie, natuurkunde, scheikunde, geschiedenis, aardrijkskunde en talen. Zij zullen vaak "hoe?" vragen stellen en zijn methodisch en logisch! In hun carriëre zullen ze naar beroepen uitkijken zoals: onderzoek, analyische studies, technisch lezen en schrijven, besluitvorming enz.

Kiene rechterhersen helft georiënteerde kinderen zijn goed in muziek, kunst, creatief schrijven (kalligrafie), praktische (handmatige) technologie. Zij zullen vragen "waarom?". Ze zijn nieuwsgierig en intuitief en hebben veel humor. Zij kunnen moeilijkheden ondervinden in het spellen van woorden en zijn vaak langzame lezers. Ze dagdromen regelmatig. Ze worstelen in het traditionele systeem en in het extreme geval worden ze door het huidige schoolsysteem afgewezen. In hun carriëre zullen ze het best zijn in beroepen die te maken hebben met vrijheid in expressie en/of in wisselwerking met anderen. Enkele voorbeelden zijn: creatief denken, sociale vaardigheden, medicijnen en de verzorgende beroepen, amusementsbedrijf, 'kunst' etc. Deze kiene rechterhersenhelft georienteerde kinderen, die het huidige systeem minder kunnen bevatten, worden vaak gelabeld als vervelend, dagdromers, dyslectisch, van de straat etc.

Het hele brein concept daagt uit tot het gebruik van alle hersenen. De linker hersenhelft wordt ondersteund door de rechter hersenhelft en vice versa. De connectiviteit hierin produceert een synergie in leren en brengt resultaten voort die door velen als onwaarschijnlijk werden gezien.

Bijvoorbeeld lezen en spellen:


Lezen wordt aangeleerd volgens een linker hersenhelft methode. Kinderen wordt geleerd de woorden uit te spreken en te horen hoe ze klinken wanneer ze de woorden lezen. Ze kunnen uiteindelijk zo snel lezen als ze kunnen spreken. Over het algemeen is dat 200 tot 400 woorden per minuut. Visualiseren en de rechter hersenhelft inschakelen in plaats van het verbaal maken, auditief maken, zal de snelheid doen opvoeren naar een snelheid van ongeveer 1000 woorden per minuut met een beter begrip van wat er gelezen is.

Hetzelfde geldt voor slechte spellers die normaal gesproken het woord "horen". Als ze het verkeerd uitgesproken horen of het woord bevat "stille" letters, dan spellen ze verkeerd. Matig tot goede spellers zullen het woord waarschijnlijk horen en checken dan om te zien of te voelen of het oké is. Goede tot excellente spellers, die de rechterhersenhelft vaardigheid gebruiken, kunnen het woord zien en het dan ook zelfs achteruit spellen, wat een auditieve speller niet doet.


JOUW MOETEN EN WETEN
Identificeer in je huidige positie voor welke gebieden je hoofdzakelijk verantwoordelijkheden hebten beperk deze tot niet meer dan zeven of acht.

Bijvoorbeeld een lijst van een directeur
o leveringen.
o vennootschap van auto's
o werknemers en industriele relaties
o mankracht planning
o pensioen
o rekrutering
o training

MATE VAN GEWICHTIGHEID
Nu je je belangrijkste verantwoordelijkheden hebt geidentificeerd, geef je elke verantwoordelijkheid een score van 1 tot 10 en rangschik deze naar prioriteit.

De hoogste plaatsing is je moeten en de enige waarop je je moet concentreren




top pagina mede mogelijk gemaakt door: index

 

Een jongedame die een contract leest. (foto dreamstime)

4. Lezen en spanning

Een bureaublad dat bedekt is met een stijgende hoeveelheid werk, in afwachting behandeld teworden en de daarbij nog binnenkomende post is een recept voor spanning en stress.

Met administratie kun je het beste twee doelstellingen in gedachten houden:
o Leg weg waar je niet mee bezig bent.
o Gooi zoveel mogelijk weg

HET BUREAUBLAD
De hersenen, op bewust niveau, kunnen het hoofd bieden aan twee onderwerpen op hetzelfde tijdstip. Het niet-bewuste deel van de hersenen kan negen onderwerpen tegelijkertijd aan. Met meer dan negen onderwerpen hebben de hersenen een neiging tot dagdromen om dan over te gaan instress.

Stel je voor dat je bureau uit mappen bestaat. Door je perifere zicht spoort je nietbewuste deel van je hersenen al dit werk op en probeert hieraan te werken. Als er meer dan negen registraties zijn, inclusief datgene waarmee je aan het werk bent, beginnen de spanningen op te lopen en je concentratie begint af te nemen.

Dit zal effect hebben op je lezen.

Hanteer een LEEG BUREAU politiek. Elke avond voordat je het kantoor verlaat, maak je je bureau leeg van alles wat weg kan en te maken heeft met werk. Uitgezonderd de PC, telefoon en de foto's van je familie.

Pak de volgende dag alleen datgene waaraan je gaat werken.

DOSSIERMAPPEN
Rekening houdend met wat hierboven gezegd is, deel je je dossiermappen in niet meer dan negen hoofdrubrieken of categorieën op. De eerste zeven tot je werk, één tot je persoonlijke ontwikkeling en de negende tot de huishoudelijke reglementen.

HET BAKJE MET BINNENGEKOMEN POST
Het bakje met binnengekomen post bevat vele mogelijkheden om je effectiviteit en efficiency te verbeteren als manager.

Niet gecontroleerd creëert het spanning en stress

Het bakje met binnengekomen post bevat correspondentie en bedrukt materiaal in de vorm van brochures, vakbladen en publicaties.

Correspondentie
Sorteer en handel naar je prioriteiten. (zie hiervoor)
Advertenties, circulaires, brochures enz.
Sorteer in:

relevantie o als het niet relevant is gooi het weg
interesse o als het niet interessant is gooi het weg
kosten o als het te duur is gooi het weg
datum o
o
als het verouderd is
als er een vergadering is waar je niet heen kunt
gooi het weg

gooi het weg


Lees het alleen als het deze punten overleefd heeft.

Publicaties en vakbladen
Dit is de meest effectieve manier om jezelf op de hoogte te houden. Lees de belangrijkste artikelen. Kopieer of haal eruit wat het waard is om bewaard te blijven. Gooi de rest weg.

HET LEZEN VAN PUBLICATIES
Behandel elke publicatie als een boek dat gelezen wordt en maak gebruik van SmartReading.

o Klaarmaken en vooraf bekijken van de publicatie
o Selecteer onderwerpen om te lezen
o Prepareer en bekijk vooraf de onderwerpen om te lezen
o Lees geselecteerde onderwerpen zo snel mogelijk
o Maak voor elk onderwerp een gedachtekaart, of wat voor andere methode je nodig hebt om aantekeningen te maken
o Wanneer je een gedachtekaart hebt gemaakt, gooi dan de publicatie weg.


Als je publicaties hebt, die je wilt bewaren om op een later tijdstip te lezen:

o als het ouder is dan drie maanden, gooi het weg
o als je het al niet gelezen hebt, zul je het nu ook niet lezen!
o als het minder dan drie maanden oud is, lees het nu, of gooi het nu weg.

Wees niet bang om iets weg te gooien waar je niet om gevraagd hebt.

Als iemand wil dat je het weet, zullen ze je het nogmaals toezenden.
Als het zó goed is, hoor je het wel vanuit een andere bron.



Spanning en een leeg bureau

De onbewuste hersenen veroorzaken spanning door het genereren van gevoelens als; ongerustheid, ongenoegzaamheid en onbekwaamheid.

De geest kan op onbewust niveau werken met twee onderwerpen op hetzelfde moment. Op het onbewuste niveau kan het, afhankelijk van het individu, werken aan vijf tot negen onderwerpen op hetzelfde moment.
Terwijl de hersenen informatie aan het verwerken zijn op onbewust niveau, gaan de bewuste hersenen door met datgene waarmee ze bezig zijn. Totdat de onbewuste hersenen denken dat het onderwerp waarmee ze bezig zijn verwerkt is en aan de aandacht gebracht zou moeten worden van de bewuste hersenen. Ze zenden dan een signaal om de bewuste hersenen te "vertellen" om van onderwerp te veranderen.
Deze verandering in concentratie kan nuttig zijn als het bijvoorbeeld een herinnering was dat het gas nog aan stond! Echter, het kan een verwarring worden wanneer de bewuste hersenen steeds van onderwerp naar onderwerp moeten wisselen of wanneer rustperiodes steeds worden onderbroken.

De onbewuste hersenen herinneren ons aan iets belangrijks. Dit is één van de oorzaken dat de hersenen van onderwerp naar onderwerp vliegen. De andere voornaamste oorzaak volgens dit artikel is de informatieopname door perifeer zicht.

Het lege bureaupolitiek programma concentreert zich op de drie voornaamste gebieden om de naar stress en spanning leidende omgevingsfactoren te elimineren.

Een leeg bureau
Afgezien van telefoons, typemachines, PC's enz. maak je je bureau helemaal leeg op alleen datgene na waarmee je nu bezig bent. De enige uitzonderingen zijn huishoudelijke foto's enz. Aan het eind van de dag is alles weg, behalve de telefoon etc.

Controle voordat je weggaat.
Een andere oorzaak van het inbreken van je niet bewuste gedachten in je bewuste gedachten, is waar je niet bewuste deel iets "herinnert" wat je bewuste hersenen zijn "vergeten". Een manier om deze spanning, gecreëerd door deze geheugenafdwalingen, te reduceren is om vijftien minuten voordat je naar huis gaat je agenda door te lopen voor je afspraken, deadlines enz. van morgen. Als er iets vergeten is, heb je vijftien minuten om spoedtelefoontjes te plegen, enz., voordat iedereen is weggegaan.

Warboel (rommel)
Een derde gebied is ongewilde rommel. Een verzameling van ongelezen materiaal, brieven en memo's die niet opgeborgen zijn of volle hangmappen of bestanden op je PC van oud-gedateerd materiaal is een andere oorzaak van spanning.

Tijdschriften, artikelen, enz. die een maand, of langer dan een maand oud zijn, en nog steeds niet gelezen zijn, zijn een constante herinnering van je onbekwaamheid om de zaak up to date tehouden. Gooi ze weg. Ze zijn nog niet gelezen, ze zullen nu niet gelezen worden, dus waarom zou je ze bewaren?
Het lege bureaupolitiek programma bemoedigt zelfverzekerd en initiatiefvol opruimen. Gooi overbodige, en 'voor het geval dat' mappen weg. Beperk zowel rommel die in het zicht is als rommel die je opgeborgen hebt en gun het denken zich op het 'nu' te richten en niet in het verleden.

Beperk jezelf om alleen te archiveren in het daarvoor bestemde materiaal. (hangmaplade etc.)

top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


Een kantoorkamer vol met papier :-)


5. Doeltreffend omgaan met bureau post/administratie


Informatie van Declan Treacy
Faxen, memo's, rapporten, notitieboekjes, referentieboeken, A4 blokken, computeruitdraaien, boodschappenbriefjes, tijdschriften, standaard-formulieren, brievenbus-notities veroorzaken de 40 uur achterstand van onafgemaakte administratie. Als ambtenaren brengen we ongeveer tussen de 30-70% van onze tijd worstelend door om grip te krijgen op de administratie, vertelt de auteur, die duidelijke richtlijnen uitzet hoe we allemaal, individueel, rommel op kunnen ruimen en dus productiever worden.


"Ieder stuk papier dat op je bureau ligt is een indicatie dat je nog geen beslissing hebt genomen, of er actie op ondernomen hebt".

Informatie en technologische goeroes zouden claimen dat de administratieve problematiek niet langer relavant is, omdat we snel bewegen in het tijdperk van de papiervrije bureaus. Een organisatorisch nirwana waar alle informatie onzichtbaar is verplaatst door het computernetwerk. Hoewel, we hoeven alleen maar om ons heen te kijken om te zien dat het nog niet zo ver is. De statistieken ondersteunen onze gemeenschappelijke observaties.
Ambtenaren over de hele wereld zijn verantwoordelijk voor l5 miljoen kilometer papier elke dag. Wereldwijd produceren computerprinters elke minuut 2-5 miljoen vellen papier. Elk uur worden er 60 miljoen vellen papier vermenigvuldigd door fotokopieen. 30 Biljoen faxen worden per jaar verzonden. De nieuwe tde administratieve problemenechnologie biedt geen oplossing maar een toename van de administratieve problemen.
De gemiddelde Europese administrateur verzameld 20 duizend vellen papier in zijn of haar kantoor. Elk jaar worden daar nog eens vijfduizend vellen papier aan de berg toegevoegd, waarvan er maar drieduizend worden afgedankt.

Administratieve problemen.
Het bureau stapelt hoog op met administratie, het is duidelijk een signaal dat er iets mis is. Er kan dan wel een zware toevoer van papierwerk van collega's en klanten zijn. De berg van opgestapelde adminisrratie is hoe dan ook een resultaat van vruchteloze papier hanterende vaardigheden. In feite is elk vel papier dat op het bureau ligt, een blijk van een nog niet genomen besluit of een nog niet afgemaakte handeling.
Wanneer het papierwerk op het bureau zich opstapelt, vermenigvuldigen de bijkomende problemen zich navenant. Zij, die werken aan een rommelig bureau zijn minder productief dan zij, die hun werkruimte inrichten met één project. Als je aan een rommelig bureau werkt, zal het onvermijdelijk zo zijn dat veel onderwerpen aandacht zullen krijgen terwijl ze anders misschien weggegooid zouden zijn. Evenzo zullen er belangrijke documenten uit het zicht en dus uit de aandacht zijn, te midden van de chaos. In een recent overzicht gaf bijna 70% van de mensen toe kansen gemist te hebben, omdat het administratieve werk verborgen lag op het bureau. Je kunt in de valstrik van extreem hard werken terechtkomen met een zeer lage verwerkingsgraad en een laag resultaat. Maar als je belangrijke administratie op de bodem van je postbak ligt, verspil je je tijd. Zij die werken aan een rommelig bureau maken lange werkuren. Je kunt het volgende script wellicht wel herkennen. Het is 17:00 uur, je kijkt op je horloge en dan naar de berg papier op je bureau. Je ziet verschillende belangrijke onderwerpen die af moeten voordat je het kantoor verlaat. Uit gewoonte pak je de telefoon om aan te kondigen dat je weer later thuis zal komen. 19:00 komt er aan, je hebt enige indruk gekregen van je achterstallige werk, wanneer je je plotseling herinnert dat dat ene rapport morgen echt af moet. Je pikt een hoop stukken op en propt zin een uitpuilende aktetas om ze thuis onder handen te nemen.....

Het rommelige bureau is een broedplaats voor crisis. Denk erover! Welk papierwerk ligt er op dit moment op je bureau dat, wanneer het niet snel zal worden behandeld, zal leiden tot een crisis? Het zou een brief van een klant kunnen zijn die een snel antwoord verlangt of een document dat essentieel is voor een succesvol verloop van een project.
Mensen spenderen gemiddeld vijf en een half uur per week aan brandjes blussen, omdat het papier niet meteen werd behandeld toen het binnen kwam. Als je bureau altijd chaotisch is, herken je de crisiscyclus.
Terwijl je overijld te werk gaat en de crisis het hoofd probeert te bieden, zal de nog onbehandelde stapel papier die op je bureau ligt voor de volgende crisis kunnen zorgen.

Spanningsfactor
We spenderen gemiddeld 45 minuten per dag om te zoeken naar dingen op en rond het bureau en in ons opbergsysteem. Die 45 minuten bestaan uit vele korte speurtochten naar onderwerpen die op het bureau liggen. Inbegrepen is ook een kleiner aantal langere speurtochten wanneer we zoeken naar vellen papier die we herinnerden te hebben achtergelaten op een bijzondere plaats, maar die lijken te zijn verdwenen in het niets.

Opgespaarde administratie op het bureau nodigt uit tot uitstel. Elke keer als je geconfronteerd wordt met onaangename administratie kun je het eenvoudig terzijde leggen en je geweten sussen, druk doende met gemakkelijk, leuk en comfortabele klusjes, waarvan er ook genoeg te vinden is op je bureau. Het medische handboek definieert dat stress ontstaat wanneer de eisen van de situatie groter zijn dan ons vermogen om aan deze eisen te kunnen voldoen. Het rommelige bureau is een tamelijk voor de handliggende grote stress veroorzakende situatie.

Rommelsprookjes
De eerste stap om controle terug te winnen over je papieren werklast is het bestuderen van de mythen en de inzichten die ontwikkeld zijn rond onze rommelige bureaus.

Mythe: "Maar ik weet waar alles is."
Realiteit: Een bekend feit is dat hoe meer administratie je spaart, hoe meer tijd je verspilt om ernaar te zoeken. Een onderzoeker hield de tijd bij van twee managers die originele documenten terug wilden vinden op en rond hun bureau. Beiden voerden een gelijksoortig beroep uit, maar één manager hield zijn werkplek schoon terwijl de ander zichzelf opsloot in het papierwerk. Niet verrassend is dat de laatste er veel langer over deed om de documenten terug te vinden en er waren er verschillende bij die hij niet kon terugvinden.

Mythe: "Maar ik ben een creatief mens."
Realiteit: Er zijn veel mensen die geloven dat als ze veel papier opstapelen op hun bureau en hun creativiteit rondbazuinen, de tovenarij van creativiteit over begint te vloeien. Laten we het eens nuchter bekijken. Waar heb je de beste ideeën? Héél waarschijnlijk gebeurt het als je onder de douchestaat, tijdens het joggen, reizend, op vakantie, weg van het rommelig bureau. Rommel heeft vermoedelijk een negatief effect op creativiteit.

Mythe: "Ik heb het nodig om het op mijn bureau te hebben liggen om me eraan te herinneren het te doen".
Realiteit: Opgestapeld papierwerk op je bureau is een inefficiënt herinneringssysteem. Een rommelig bureau is opgebouwd uit vele vellen papier met verschillende onderwerpen, neergelegd op verschillende plekken op het bureau, die alle verschillende acties verlangen op verschillende tijden in de toekomst. De kans dat elk onderdeel op het juiste tijdstip opduikt, is extreem gering.

Mythe: "Het is gewoon een verschil in persoonlijkheid".
Realiteit: Daar is geen twijfel over, maar er zijn mensen die abnormaal netjes en ordelijk zijn, terwijl aan de andere kant er anderen zijn die altijd omsingeld blijken te zijn door rommel. Het feit blijft echter dat hoe rommeliger het bureau, des te moeilijker het is om je werk te doen. Pratend met psycholoog, Dr. Marilyn Davidson over rommel en persoonlijkheid zei ze het volgende: "Rommeldirecteuren en functionarissen geven zo mogelijk de impressie aan anderen dat ze heel veel werk te doen hebben". In de kantooromgeving moet je eruit zien alsof je het druk hebt. Dus rotzooi is een manier om aan te geven nodig te zijn bij de firma - kijk eens hoeveel werk ik heb.

De instroming beperken
Nu je je bewust bent van de onproductieve manier van werken aan een rommelig bureau en werkplek, ben je klaar om je aandacht te brengen naar een net en helder bureau. De oorlog tegen de papierwinkel zou op twee fronten bevochten moeten worden. Ten eerste, je zult de hoeveelheid onnodig papierwerk dat op je bureau belandt moeten beperken. Ten tweede, het papier wat binnenkomt, zou effectiever behandeld moeten worden. Niet alle papier die op je bureau belandt, is direct van belang voor je. Kantoormedewerkers in alle branches en industrieën en op elk niveau krijgen te maken met massa's rapporten, standaardformulieren, memo's en administratieve procedures. Terwijl dit soort administratie essentieel is voor het effectief functioneren van elke organisatie, is een omvangrijk deel onnodig. Toen Gerald Ratner de H. Samuel Group overnam, trof hij het bedrijf beladen met een grote hoeveelheid ambtelijke administratie aan. "Niemand wist eigenlijk waar het voor was. Zij vulden alleen maar formulieren in omdat het management een belachelijke hoeveelheid informatie wilde. Ratner wilde mensen die klanten bedienen, we zijn heel erg tegen administratie. H. Samuel had een kantoor in elke winkel voor de manager waar hij maandag, dinsdag en een halve woensdag verbleef om formulieren in te vullen en de goederenvoorraad checkte. Ratners oplossing was recht door zee en ongezouten.
"We gingen naar binnen en braken de muren van het kantoor af en creëerden meer ruimte voor showrooms voor de klanten. Nu is de manager op maandagmorgen weg omdat we veel administratie hebben weggegooid. We hebben geen enkel formulier dat niet absoluut noodzakelijk is. "Je zult je hoogst waarschijnlijk niet in dezelfde positie bevinden om dezelfde stappen te nemen als Gerald Ratner om de hoeveelheid papieren van je firma te beperken, maar er zijn wel praktische stappen die je kunt volgen. Zet een Verschoon je bureau! comité op om de gemeenschappelijke administratie te evalueren. Eén gebied dat onder de loupe zou moeten worden genomen, is de rapportageprocedure. In The Virgin Group of Companies werken ongeveer 80 senior consultants. In plaats van te vertrouwen op geschreven rapporten, belde Richard Branson hen op zijn minst eens per week. Dit reduceerde het aantal rapporten die anders elke week op zijn bureau terecht zouden komen. Een verschil van ettelijke honderden pagina's.

Gerichte controle
Hoewel het gemakkelijk is anderen de schuld tegeven voor de papierwinkel die op je bureau belandt, is het voor een groot deel vaak het directe resultaat van je eigen managementstijl. Velen van ons lijden aan het "laat het maar hier" syndroom. Bekijk dit scenario eens. Je bent aan je bureau hard aan het werk, ploeterend door je berg papierwerk heen. Een collega stapt binnen met een vel papier in z'n hand en zegt: "Ik heb een probleem met dit en dat ......". Je kijkt op en voor je het weet, hoor je jezelf zeggen: "Ik heb het nu heel erg druk, laat het maar hier, ik bekijk het later wel." Het vel papier is op je bureau beland en de verantwoording om het vel papier in behandeling te nemen naar de volgende fase ligt nu op jouw schouders. Hanteer de "laat het maar hier" gewoonte en je bemerkt dat je al snel in tijdnood komt, terwijl anderen om je heen steeds minder werkte doen hebben. Een ander bekend euvel is het "stuur me wat informatie" syndroom. Je zult regelmatig, op het kantoor van je collega's zittende, horen zeggen: "Ik zou het bijzonder op prijs stellen om mijn bureau leegte houden, maar met mijn baan kan ik er niets aan doen." Dan, in een telefoongesprek hoor je ze zeggen: "Stuur me wat meer bijzonderheden", "schrijf een verslag", "stuur een memo rond", "schrijf het op". Het gebrek aan vertrouwen in de bekwaamheid van anderen om hun werk te doen is een andere factor die zeker de hoeveelheid administratie opvoert die op je bureau belandt voor informatie, goedkeuringen voor gezien.

Effectief ermee omgaan
De sleutel om controle te krijgen over de berg papieren is om het zo snel mogelijk onderhanden te nemen, nadat het op je bureau is beland. Er zijn maar vier dingen die je kunt doen met administratie. Je kunt er actie op ondernemen, je kunt het doorgeven, je kunt het opbergen; je kunt het inbinden.

"85% van de opgeborgen documenten worden nooit meer bekeken".

Effectief omgaan met administratie kan verdeeld worden in twee categorieen. Ten 1e, doe het nu! Of ten 2e, doe het later! De eerste categorie is relatief recht doorzee en het principe: behandel elk vel papier slechts lx zou het beste gevolgd kunnen worden. Het is de tweede categorie die het probleem veroorzaakt. Je ontvangt een brief op maandagmorgen waarop gereageerd moet worden, maar er zijn een paar bijzonderheden die je met een collega wilt bespreken en die persoon is tot donderdag op cursus. Als je de brief boven in je postbakje legt, ligt het er vast en zeker bedolven opgeborgen tot donderdagen, tenzij je het geluk hebt er op tijd aan te denken, zal het daar enkele weken blijven liggen en de kans gaat voorbij. Er zijn drie eenvoudige stappen te volgen om de negatieve effecten tegen te gaan van de "Ik zal het daar laten liggen om me eraan te herinneren" tendens.
l. Beslis of je er iets mee gaat doen.
2. Schrijf voor jezelf een herinnering op de bewuste dag in je agenda. Je zou een afzonderlijke "actie" lijst voor elke dag moeten hebben.
3. Plaats de administratie in een actueel actiebestand "tot dan". Maak voor elk Doe het later! een file, één voor correspondentie, één voor bijeenkomsten, één voor projecten en één nog te lezen. Hou deze bestanden in een bureaula of een andere makkelijk bereikbare plaats.

Administratie om door te geven aan anderen bestaat ook uit papierwerk dat op het bureau van een ander hoort. Als je administratie delegeert, verzeker je ervan datje duidelijke instructies geeft, anders zal het overwinteren op hun bureau omdat ze niet precies weten wat er gedaan moet worden. Laat niet je nog te filen papierwerk zich op je bureau opstapelen. Wanneer je filing systeem goed georganiseerd is, zou je weinig problemen hebben in het opbergen van onderwerpen, als ze op je bureau belanden. De meeste administratie die op je bureau neerkomt, is mogelijk afgedankt, maar richt een vreselijke hoop problemen aan voordat dat gebeurt. Als je een tendens hebt om teveel administratie op te sparen, lees dan eens een stuk uit Sir Allen Sheppard's boek. Leidinggevend topman van een miljoenen bedrijf. Grand Metropolitan, hij heeft elk recht om te stikken in een berg administratie, maar hij heeft maar twee type bestanden in zijn kantoor. Eén voor elke directeur en een blauw bestand waarin hij de uitgaande correspondentie houdt. Er zullen weinig mensen zijn die dit artikel lezen, zeker niet diegenen die niet erg gecharmeerd zijn van de theorieen en concepten van prioriteit management. Toegepast op het bureaublad zou men kunnen zeggen dat iedereen op zijn tijd die administratie eruit kiest die zou leiden tot het hoogste resultaat. Allemaal goed en wel in theorie, alles behalve eenvoudig op een rommelig bureau. Het is onmogelijk, door de chaos, duidelijk te zien wat onze prioriteiten zijn. De beslissing over welke volgende onderwerpen aan te pakken, is zelden gebaseerd op de volgende te verwachten resultaten. Veel aannemelijker is één van de volgende;
Hiërarchische aanpak: beginnend aan de berg binnengekomen post hebben we de neiging op te pakken wat boven op de stapel ligt, en zo verder van boven naar beneden te werken. Deze methode werkt uitstekend wanneer je hoogste prioriteit bovenop ligt, maar je hoogste prioriteit ligt onveranderlijk vast en zeker op de bodem van je postbakje.
Spanning van anderen: de mensen om je heen bepalen vaak waar jouw aandacht op gericht wordt. Een binnenstormende collega met een 'spoed'fax schrijft waarschijnlijk voor hoe jij het volgende uur doorbrengt. Wat is spoed eigenlijk. Zoals we allemaal wel weten, is het niet altijd belangrijk.
Afleiding: Je mag elke intentie hebben om een belangrijk onderwerp aan te pakken, maar als je bureau overladen is met onafgemaakte administratie zul je veel van je tijd besteden aan ongewenste afleiding.
Treuzelen: Je zult vaak het bewuste besluit nemen ongemakkelijke belangrijke administratie vooruit te schuiven om de voorkeur te geven aan meer interessant maar minder belangrijk werk.



top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


Een papierarm kantoor in Noordwijk :-) (foto zp)


6. De dag van het schone bureau!


International Clear Your Desk! dag vindt plaats op 26 april. Bestem deze dag of een andere passende datum als een dag wanneer jij en je kantoor-medewerkers hun werk neerleggen om de rommel op te ruimen van jullie bureau. Iedere medewerker zou drie uur moeten reserveren voor het onderstaande actieplan.
Iedereen zou in het proces moeten meedoen, van senior directeur tot personeel.

1. Afgedankte, verouderde bestanden

Beoordeel de folders in je dossierbestand en dank datgene af wat niet langer vereist is. Tijdens de sanering dank je bestanden af van klanten en leveranciers waar je niet langer zaken mee doet. Stilstaande projecten, oudgedateerd materiaal, bestanden die ergens opgeslagen zijn en documenten waar je de bedoeling van had er op een dag mee te werken, die allang geweest is.

2. Opzet van actuele actie bestanden.

Actuele actiebestanden maken voor projecten die je binnenkort doet. Creëer vier dossiers, één voor correspondentie, één voorbijeenkomsten, één voor projecten en één nog te lezen. Deze dossiers zouden opgeslagen moeten worden in een bureaulade of een andere vlotte, toegankelijke plaats.

3. Sanering overige dossiers.

Werk door elke map in je opbergsysteem en verdeel de inhoud in vier categorieën, nu doen, af te geven, afgewerkt en opbergen. Neem het papierwerk in de nu te doen categorie en (l) beslis wanneer je het aanpakt(2) schrijf een herinnering op die dag in je agenda (3) plaats het artikel in het toepasselijke dossier. Behandel elk 'af te geven' stuk door de beslissing te nemen wie dient eraan te werken en geef het hem zo snel mogelijk. Als je administratie overdraagt, schrijf dan een herinnering in je agenda op de dag dat het af moet zijn.

4. Ontwerp een effectief opbergsysteem.
De inrichting van je systeem zou een snelle toegankelijkheid moeten hebben. Er zijn zes criteria die je kunt gebruiken om bestanden te rangschikken, per onderwerp, alfabetisch, op datum, per kleur, op nummer en naar gelang van de frequentie van gebruik. Beslis over één van de bovenstaande combinaties wat de tijd minimaliseert aan het terugvinden van opgeborgen documenten. Etiketteer je mappen met zorg. Een ingewikkeld label mag nu misschien iets voor je betekenen, maar zal binnen zes maanden tijd verwarring geven. Vervang versleten kantoor- en schrijfbehoeften zoals mappen en opberglabels.

5. Gereorganiseerde mappen.

Het is nu tijd om de stapel opnieuw te rangschikken van verkeerd opgeborgen administratie. Als je problemen hebt om te beslissen waar artikelen naar toe zouden moeten, zou je de rangschikking moeten heroverwegen. Wanneer het meer dan zes maanden geleden is dat je voor het laatst je opbergsysteem hebt geschoond, zou je nu minstens 50% afgedankt moeten hebben. Herinner dat 85% van de opgeborgen documenten nooit meer wordt bekeken.

6. Val je bureauadministratie aan.

Deel de berg administratie op je bureau in vier categorieën, nu doen, af te geven, afgewerkt en opbergen. Neem het papierwerk in de nu te doen categorie en (l) beslis wanneer je elk stuk aanpakt (2) schrijf een herinnering op die dag in je agenda (3) plaats het artikel in het toepasselijke dossier. Verzet je tegen de verleiding om bepaalde stukken nu meteen te behandelen. Werk je door het 'af te geven' bestand door te beslissen wie eraan dient te werken en leg dit in je uit-postbak. Onthoud, delegeer niet wat kan worden afgedankt. Door je stapel dossiers heen werken zou niet moeilijk moeten zijn, als je de eerste vijf stappen hebt gevolgd van het actieplan. Wanneer je door de hoeveelheid papieren gaat en je een boel weggooit, maak dan een verdrag met jezelf dat je jezelf in de toekomst niet toestaat weer zo'n hoeveelheid papieren rompslomp op je bureau aan te treffen.

7. Referentiemateriaal.

Tijdschriften, handleidingen en verwijzende boeken zouden op een plank geplaatst moeten worden. Volg de stelregel. Een plaats voor alles en alles op zijn plaats, liever dan alles alle kanten uit.

8. Kantoor- en schrijfbehoeften.

Verzamel al je A4-blocnotes, postpapier, kladbloks en andere verloren stukjes papier en gooi ze in de prullenbak. Gebruik in plaats hiervan een goede organiser. Verzamel pennen, potloden, linialen, paperclips, nietmachines en andere onderdelen en stop ze in een bureaudoosje. Verhuis je binnenkomende postbakje van je bureau en zet het naast je of zelfs buiten de deur. Het bakje met ingekomen post wordt vaak gebruikt als een passende opslagplaats voor twijfelachtige administratie en achtergelaten artikelen, wat een constante bron van afleiding is.

9. Het uitschakelen van meervoudige agenda's.

De meeste mensen gebruiken een wirwar van agenda's om een spoor te volgen van hun verplichtingen, activiteiten en rompslomp. Inclusief muurplanners, bureauagenda's, zakagenda's, elektronische agenda's en een assortiment van losse stukjes papier. Helaas, het eindresultaat is vaak een totale chaos en verwarring. Gebruik een goede organiser, pas het aan en gebruik het met passie. Verplaats je geregelde verplichtingen en heisa direct naar je organiseren hef het gebruik van andere systemen op.

10. Benoem je kantoor een tot een rommelvrije ruimte.

Probeerje op de werkplek tot één project te beperken. Ontmoedig anderen om je werk te sturen, waar verbale communicatie veel doelmatiger is. Stel een bedrijfmatig helder bureaubeleid in. Dit advies verdient een waarschuwing. Een helder bureau zou niet gezien moeten worden als een resultaat op zichzelf, maar een betekenis van een grotere productiviteit en minder stress en frustratie op een werkdag.

Sir John Harvey-Jones vertelt een verhaal over toen hij een onderneming bezocht met een helder bureaubeleid. Hij wandelde een kantoor binnen waar twee leidinggevenden achter hun bureau zaten, die verstoken waren van administratie. Onderzoekende waarom hem werd verteld, dat de voorzitter elke avond door de kantoren van de leidinggevenden liepen elk stukje rondvliegend papier verscheurde, vroeg Sir John naar het document dat hij terug wilde hebben. Plotseling verdween één van de leidinggevenden onder zijn bureau en begon te zoeken tussen de stapel papieren op de grond. Uiteindelijk werd het document gevonden. Het schone bureaubeleid was succesvol uitgevoerd, maar het papierwerk was getransporteerd naar de vloer.

Deze ongelukkige reactie van het schone bureaubeleid bleek zich helemaal door de organisatie te hebben verspreid omdat een korte tijd later de interne postbode in het kantoor arriveerde om de ochtendpost te bezorgen. In plaats van de brieven op het bureau in het postbakje te leggen, bukte het ouwelijke heerschap zich en legde de post op de grond zodat de stukken één voor één verdwenen onder het bureau.

Declan Treacy is de auteur van 'ClearYourDesk', gepubliceerd door Hutchinson Business Books.



top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


7. Motivatie begrijpen

Een onderzoek over motivatie - uitgevoerd voor Franse media als HEC, Le Figaro Réussir, L'Express Réussir, France Inter en FRANCE 24 - onthult een bijzonder hoog niveau van professionele motivatie. Dit is onverwacht in een periode van crisis.
De interviews om de peiling te realiseren zijn uitgevoerd tussen l9 en 3l december 2008, via telefoon op een selectieve groep van 407 personen. Deze personen zijn representatief voor de kaderbevolking van de Franse hoofdstad.

De positieve houding met betrekking tot motivatie van de kaderleden en hun equipe is zonder weerga: 57% van de kaderleden schat dat "in het algemeen" hun "medewerkers" "gemotiveerd zijn" (40% heeft de tegenovergestelde mening). Dit resultaat is in het bijzonder interessant, omdat het wijst op een piek in de evolutie: het betekent een vooruitgang met drie punten, in vergelijking met de voorafgaande maand, en met acht punten, in vergelijking met het einde van de maand september 2008. In het geheel genomen blijkt dat de score van 57% overeenkomt met het recordcijfer van 58% van augustus 2007. Dit was vlak na de verkiezing van Nicolas Sarkozy.

Het huidige niveau van motivatie wordt verklaard door drie factoren. Een eerste reden van motivatie bestaat uit de verhoogde wil om door de crisis te geraken: "Men moet vechten, men moet vooruit". Een tweede reden is het vertrouwen ingegeven door de overheid, en meer specifiek de maatregelen die aangewend worden door Nicolas Sarkozy en zijn regering. De derde reden bestaat uit het vertrouwen ingegeven het bedrijf waar men werkt.

Sinds de maand oktober, en eigenlijk sinds het faillissement van de Lehman Brothers, brengt het bordschema een bijzonder fenomeen naar voor: de professionele motivatie gaat vooruit in een bijzonder deprimerende conjunctuur. Deze trend bevestigt zichzelf vandaag.

Dit kan paradoxaal lijken in de huidige crisis, en toch ... De ondernemingen met de beste performance zijn deze die begrepen hebben dat hun eerste bron van rijkdom hun medewerkers zijn. Want het zijn die medewerkers, die het mogelijk maken om beter te doen dan hun concurrenten. Tegenwoordig bestaat het belangrijkste competitief voordeel in het engagement en de motivatie van de medewerkers.

In de meest performante ondernemingen bestaat er een sterk verband tussen het gemeenschapsgevoel, het merk, de producten en de verkochte diensten; iedereen geeft blijk van een gevoel van trots naar zijn gemeenschap toe. Het is onontbeerlijk dat elke medewerker zich erkend voelt voor zijn bijdrage zonder de welke de onderneming niet zou zijn wat ze vandaag is.

Ook is het verfrissend om te lezen wat Philippe Lemoine (PDG van Lafayette Services) in een vrijetribune van Le Monde schreef: "het menselijk kapitaal beschouwd kan worden als een unieke bron in vergelijking met de informatie-technologieën. De competitie tussen ondernemingen organiseert zich rond het intelligent gebruik van deze bron. En in de meeste sectoren spitst de mondiale competitie zich toe op de ondernemingen die l0 -20 % van hun logistieke standaarden weten te benutten tegenover zij die hun medewerkers weten vormen en 40 - 60 % weten te gebruiken. Men kan niet zonder de vorming, organisatie en de motivatie van personen (...). Weet de economie gebruik te maken van de immense functionaliteit van de menselijke logistiek? Is men vergeten dat de oorsprong van deze rijkdom niet de aarde, niet de ondergrond, niet het goud, niet het silicium, niet de olie, maar het werk is? De echte uitdaging is elke mens te zien als een uniek wezen en deze dus ook als dusdanig te vormen en te bezielen. Hij vormt de basis van de collectieve energie van de onderneming. Men moet de moed hebben om personen aan te nemen voor hun karakter en persoonlijkheid. We belanden dan in een economie gedomineerd door vernieuwbare menselijke energie (...)".

Deze visie kan men als een echo terugvinden in de voorstellen van de psycholoog en spreker Jacques Salomé, "We betalen vandaag de dag een hoge prijs voor onze onbekwaamheid in de persoonlijke en relationele vooruitgang. In de onderneming moeten we iedereen valoriseren voor wie hij is, en niet enkel voor wat hij doet. Dit bevrijdt belangrijke energiebronnen. "Motivatie is een complex proces, dat op een onlosmakelijke manier individuele karakteristieken koppelt aan een emotionele, cognitieve en sociale functionaliteit. De juiste omgevingsfactoren op het werk als ook de interacties tussen het individu en de omgeving spelen een grote rol.

Vandaag is het motiveren van menselijk kapitaal een onmiskenbare en fundamentele factor bij het welzijn en welslagen van de onderneming. Het was de ingenieur Taylor die als eerste de juiste vragen stelde rond motivatie in de onderneming. Hij organiseerde het werk op een wetenschappelijke manier en chronometreerde de productiviteit van de arbeiders. De inzet van het spel is duidelijk: door beter te motiveren verhogen de prestaties in termen van productiviteit.

Daarna kwam MASLOV en zijn piramide van behoeften. MASLOW toont aan dat motivatie heel specifiek is voor elk individu, en dat ze afhankelijk is van de positie op de beroemde ladder van behoeften:
a. Het niveau van de primaire biolosische behoeften. Mensen hebben allerbeest behoefte aan eten, drinken, zuurstof, kleding, onderdak, enz. Dit fysiologische niveau is primair, dat wil zeggen: het zijn de overlevingsbehoeften. Als hieraan niet in voldoende mate wordt voldaan, wordt de ontwikkeling van de hogere niveaus belemmerd.
b. Het niveau van de veiligheidsbehoeften (de behoefte aan bestaans-zekerheid). Als aan de fysiologische behoeften is voldaan is fundamenteel dat aan de behoefte aan veiligheid wordt voldaan. Een baby heeft niet alleen melk nodig, maar ook koestering, warmte, liefde, een vast ritme, regelmaat, orde, stabiliteit, rust. Het basisvertrouwen ontstaat in het contact met de verzorger/ster die als voedende en verzorgende persoon de eerste is die veiligheid representeert. Meestal is dat de moeder. Vervolgens breidt dat vertrouwen zich uit, en ontstaat er bij een gezonde ontwikkeling ook vertrouwen in zichzelf. De Amerikanen spreken hierbij van 'basic trust', basisvertrouwen.
c. De sociale behoeften: behoefte aan liefde, en de behoefte ergens bij te horen. Onder liefde kan daarbij worden verstaan: erg goed begrepen en geheel aanvaard worden. Het kind - en de mens in het algemeen - heeft behoefte aan een band met de mensen om hem heen. Met name ontstaat de behoefte aan een plaats in de groep leeftijdgenoten.
d. De behoefte aan erkenning en waardering. We hebben twee soorten behoeften op dit niveau:- de behoefte aan zelfwaardering; d.w.z.: verlangen naar zelfvertrouwen vanwege waardering voor jezelf, je succes, zelfwaardering voor wie je bent. Dit houdt ook in: verlangen naar vrijheid, onafhankelijkheid,verlangen een eigen individu te zijn, en zelfwaardering voor wat je in dit opzicht al hebt bereikt;- de behoefte aan waardering door anderen, d.w.z.: respect, aanvaarding, erkenning als persoon, erkenning op grond van kwaliteiten, verwerven van een bepaalde status, een 'eigen plaats' in de groep op grond van je 'jou-zijn', op grond van wie je bent.
e. De behoefte aan zelfverwezenlijking. Dat is het verlangen om meer en meer te worden wie je in aanleg al bent. Onze potentiële mogelijkheden zijn groot. Als aan de vorige niveaus is voldaan zullen we pas echt toekomen aan de volledige ontplooiing van ons zelf. Er zijn dan geen angsten meer die ons belemmeren. We voelen ons niet meer beknot door onze strijd om een plaats in de groep. We voelen ons vrij van angst, en vrij van de waardering of beoordeling van anderen. Op basis van het bereikte zelfvertrouwen komen we, als vrij mens, toe om te realiseren wat in ons is, zonder belemmeringen van binnen (in ons zelf) of van buitenaf. Het is het niveau van de vrije zelfontplooiing.

Maar met de theorie van Herzberg is aangetoond dat de mens gemotiveerd wordt door zijn eigen natuur. Dit is een karaktertrek die hij in zich draagt en die zich al dan niet manifesteert in het werk dat hij uitvoert. Herzberg heeft aangetoond dat enkel belonen niet alles bepaalt bij het verder zetten van zijn werkzaamheden. De erkenning en de mogelijkheid op slagen zijn even belangrijke motiverende factoren om mee in overweging te nemen.

Referenties (vrij vertaald uit) :
Miquet-Marty Frangois - Analyse du sondage Viavoice.
Le barombtre des cadres. 12/01/2009. www.consulendo.com



Colofon
Zie voorwoord en onderstaande informatie over Global Edutainment.

top pagina mede mogelijk gemaakt door: index


DezeTekstIsVanLeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnline
Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.



deze info wordt u aangeboden door leo hooijmans, ism global edutainment
mede mogelijk gemaakt door facilitaire aanbieders online

Global Edutainment
Ontdek SmartReading, de overtreffende trap van snellezen!



voor productinformatie klik op plaatje...
(1208-99 - 1312-31)

Facilitaire Aanbieders Online


365 dagen/24 uur per dag een virtuele vakbeurs
voor bedrijven/producten/diensten en verenigingen
klik op vergrootglas....




facilitaire-informatie-online.nl ©
ingevoerd op 25 maart 2013

het laatst gewijzigd op 20-02-2017

voorwaarden voor gebruik/bezoek van deze website: klik hier....
(de kleine lettertjes, maar dan iets groter)