archivering, informatie
(systemen) & taal


Waar blijft het digitaal archief?

Deze pagina is leesbaar in diverse Europese talen :
This page is readable in various European languages :
deze informatie wordt u aangeboden door leo hooijmans, lid van fmn
deze informatie is mede mogelijk gemaakt door bureau galileo

Er wordt veel bewaard, waar nooit meer naar gekeken wordt.

Jarenlang wordt er gesproken over het digitale kantoor; flexwerken en telewerken. Dat is alleen mogelijk als alle documenten digitaal leesbaar zijn op een beeldscherm. Documenten worden tegenwoordig digitaal aangemaakt, verwerkt en bewerkt. Daarna worden ze afgedrukt op cellulose-papier, opgeborgen en (soms niet meer) teruggezocht. Een kosten-verslindende en milieu-vervuilende bezigheid.

Misschien behoort u tot de 10-20% van de bedrijven die het digitaal archiveren onder de knie heeft, maar misschien ook niet. Misschien behoort u bij 10-20% van de bedrijven die het digitaal archiveren niet onder de knie krijgt voordat u verslagen wordt door de concurrentie. Groot is de kans dat u bij de 60-80% hoort die het half doet.

Digitalisering
Het is een (vreemd) verschijnsel. Veel mensen zeuren dat het digitale kantoor/leven al heel lang wordt beloofd. De meeste hebben geen enkel idee hoe ze daaraan moeten deelnemen om het waar te maken. Is het dan zo moeilijk? In een zeker opzicht wel. Als zelfstandige heb ik er intern geen moeite mee. Post van extern is makkelijker geworden de laatste jaren, maar is nog steeds hardnekkig op papier. Zodra u in een organisatie werkt met meer dan twee personen, of nog groter, dan moeten er afspraken gemaakt worden en mensen worden opgeleid om die afspraken goed na te komen. Heel belangrijk is dat daarvoor de ondersteunende diensten: Personeelszaken, ICT, Facilitaire Zaken en Archivering heel nauw samenwerken. Jaqueline Hekkers van RTL Nederland (zie FMM 157) ziet dat heel duidelijk. In haar adviezen onderkent ze de zorg voor inzicht in de meerjarenplannen. Besteed minsten zoveel aandacht aan de mentaliteit van de medewerkers als aan hun professionaliteit.

Personeel opleiden en binden. Dat is een succesfactor van het allergrootste belang voor een continuering van een bedrijf. De laatste jaren is dat wat moeilijk geweest. Er worden mensen ingehuurd vanuit een uitzendbureau/projectbureau. Meestal voor een korte en/of afgesproken periode. Als het project of de drukke periode voorbij is dan wordt dit tijdelijke personeel weer afgevoerd. En de kennis ook. Erg handig, als men na een tijdje nog tapijt of een deurklink wil nabestellen en er niemand meer de projectinformatie kan terugvinden.
Belangrijk is de gegevens goed (digitaal) vast te leggen, opdat bij zoeken de betreffende informatie snel kan worden teruggevonden.

Er wordt veel bewaard, waarnaar nooit meer gekeken wordt. In de regel wordt de informatie op papier in mappen opgeborgen. Bij administraties verdwijnt dat na 1-1,5 jaar naar het centraal archief. Algemene informatie blijft soms jarenlang staan. Soms wordt het intern verhuisd, zonder dat men weet wat er voor informatie in mappen en/of kasten staat.
Als men deze algemene informatie digitaal vastlegt slaat men vijf vliegen in één klap. De informatie neemt minimale ruimte in. De fysieke informatie hoeft niet meer verhuisd te worden. Men kan, indien noodzakelijk, snel zoeken en terugvinden. Vanaf iedere werkplek, waar ook ter wereld. Als men bij calamiteiten een back-up inzet gaat de informatie nooit verloren.

Hoe en door wie?
Wat komt er allemaal voor kijken om het digitale archief goed te regelen? En wie draagt daar zorg voor? De verantwoording en de uitdaging ligt bij de directie. Als het even kan bij de manager die Personeelszaken, ICT, Archivering en Facilitaire Zaken aanstuurt. De samenwerking hierin moet heel groot zijn. Geen van deze partijen lukt het in z'n eentje. Zeker niet als er kinnesinne (afgunst-jaloezie) bij komt kijken.
Een reductie van de kosten en een snelle afhandeling van zoekopdrachten zijn van vitaal belang voor een bedrijf. En voor een ieder die bij het bedrijf werkt.
Soms geven medewerkers de indruk dat persoonlijk belang (of die van de afdeling) in het werk voorgaat. De aandacht moet op de klant gericht zijn. Die komt met een vraag, probleem en/of aankoop. Als die klant stopt te komen is er geen bedrijf meer, geen emolumenten, geen auto en telefoon van de zaak. Het voornoemde is zakelijk/werk. Maar ook privé wordt het moeilijker met de (extra) vakantie, het schoolgeld, luxe kleding, enzovoort.
Het is van essentieel belang dat in het belang van de klant alles goed functioneert. Daarnaast is het handig dat intern alles gladjes verloopt. Als het even kan met zo weinig mogelijk kosten en energieverspilling. En natuurlijk met groot plezier!

U vraagt zich waarschijnlijk af waar dit verhaal naar toe gaat. Maak u geen zorgen. Ik vraag me dat ook regelmatig af. Niet alleen dit artikel, maar als ik over het onderwerp praat of schrijf, vraag ik me wel eens af waar ik moet beginnen en/of stoppen.
Het is zo breed en heeft zoveel aanknopingspunten, dat je makkelijk van de hak op de tak springt. Neem mij niet kwalijk.

Tante Post
De normale workflow (afhandeling van het werk) op kantoor is inmiddels redelijk goed gemechaniseerd. Bewust staat hier 'gemechaniseerd', de automatisering heeft nog maar gedeeltelijk plaatsgevonden. Kijk als voorbeeld naar de bancaire wereld. Het telebankieren, opnemen en storten is daar nagenoeg geheel geautomatiseerd. Als u echter wil communiceren met uw bankrelatie valt u 30 jaar terug in de tijd. Formulieren invullen, ondertekenen en heen en weer zenden met tante Post. De PC wordt dan gebruikt als schrijfmachine. Niet meer en niet minder.

Koudwatervrees
Eén van de makke die ik regelmatig opmerk is dat men niet gewend is om het papier en het potlood/schrijfpen los te laten. Onlangs hoorde ik een studente (ruimtevaarttechniek!!) klagen dat ze zoveel papier op haar stageplek heeft. Op dat moment zat ze haar zoveelste A-4tje vol te pennen. Persoonlijk gebruik ik één Parker Rollerboll per vier jaar. Meestal koop ik een nieuwe omdat ik de vorige ergens heb laten liggen. Voor notities en interviews (ik schrijf stukjes voor een weekblad) gebruik ik mijn Palm Pilot (handcomputer). Ik heb ook mijn boodschappenlijstje van de supermarkt bij de hand. Mijn complete adressenlijst van de laatste vijftien jaar. De foto's van familie en vriend(inn)en en allerhande notities.
De naam zegt het al. Het apparaatje is niet groter dan mijn handpalm. Dat doe ik al een jaar of vijftien. Overal waar ik zit te schrijven vallen de bekkies open. 'Wat doe je daar? Kan je dat?' zijn de vragen. 'Ik doe het pas vijftien jaar. Ik ben eraan begonnen omdat ik bang was om achter te geraken bij de jeugdige generatie die gewend zijn om alleen nog op de PC of spelcomputers te spelen en niet meer te ganzenborden'.
Voor het echte werk onderweg gebruik ik een laptop. Ik doe veel teken- en digitaliseringswerk. Soms neem ik zelfs een kleine scanner mee om dat digitaliseringswerk praktisch bij de relatie uit te voeren. Weg papier! Vooral als het om snel uitwisselen gaat.

Nieuwe middelen
Van uw medewerkers/collega's valt het niet te verwachten dat ze zo handig met een Palm Pilot omgaan. Toch is het van essentieel belang dat ze het A-4 bloc inruilen voor iets beters. Een apparaat waar ze digitale documenten in kunnen meenemen en notities digitaal kunnen invoeren. Tot voor een paar jaar terug was dat nog lastig en kostbaar. Tegenwoordig heb je laptops die handzaam zijn, een krachtige processor hebben en veel opslagcapaciteit. Praktisch zijn de tablet-pc's. Dat zijn laptops waarvan het beeldscherm zo is te draaien, dat als je de laptop dichtklapt het scherm aan de bovenzijde beschreven kan worden. Ze zijn er ook met een afneembaar scherm. Het toetsenbord blijft dan op het bureau staan.
Een opkomend product zijn de e-books. Een Nederlandse uitvinding is de iLiad (www.edupapier.nl). Alternatieven hiervoor zijn de Hanlin eReader en de Kolin eBook Reader. Zo'n e-book is handig om documenten mee te nemen naar een vergadering en ter plekke notities in documenten te maken. Voor in de trein onderweg naar kantoor/huis is het handzaam lezen en op vakantie kan je duizenden pagina's leesplezier meenemen.
De informatie is makkelijk te synchroniseren met de PC, waarna op de werkplek de laptop en/of bureaucomputer gebruikt kan worden voor de uitwerking van de notities.

Bezwaren
De grootste tegenwerping die gebruikt wordt is dat men 'Niet kan lezen van het beeldscherm'. De tegenwerping is ontstaan uit drie totaal verschillende oorzaken. Allereerst zijn we gestart met donkere beeldschermen met groene of amberkleurige tekens (jaren '80) en een beeldresolutie van 72 dpi (dotch per inch). De iLiad werkt bijvoorbeeld met 160 dpi en er zijn LCD schermen van 120-200 dpi. Een sterke verbetering van de leesmogelijkheid, maar het oudzeer van de 72 dpi blijft nog steeds achter in de hersenpan van de gebruikers hangen. Een andere reden is dat er te weinig rekening wordt gehouden dat van het scherm lezen een andere lay-out vraagt. Wat voor (cellulose) papier ontworpen wordt is niet altijd geschikt om op het beeldscherm te lezen. (Kijk bijvoorbeeld naar de opbouw van een krant). Wat goed leesbaar is op het scherm zal (ik raad het niet aan) goed te lezen zijn op een afdruk vanuit de printer. Persoonlijk vindt ik menig handboekje van apparaten beter van het scherm te lezen dan de verschrikkelijk kleine lettertjes van de papieren uitvoering.
De derde oorzaak is angst. Automatiseren laat bij veel mensen alarmbellen rinkelen. Men denkt dat de mens overbodig wordt als alles digitaal is. Dat is kolder natuurlijk. Ik spreek hier alleen van een ander opslagmedium. Digitaal papier in plaats van cellulose papier.

Een vierde oorzaak zou ook desinteresse kunnen zijn van het bedrijfsleven om innovaties verder door te voeren. Of dat internationaal is kan ik niet overzien, maar in Nederland sluit bijvoorbeeld het innovatieve voorbeeldkantoor 'Livin' Tomorrow' in april de deuren (webwereld 17 maart 2008). Het heeft hier dan vijf jaar gedraaid. In Brussel zit 'Livin' Tomorrow' in zijn derde vijfjaars cyclus. Het zegt iets over de Belgen of het zegt iets over ons. Vult u het zelf maar in.

Kennis opdoen
Het is van belang dat iemand (of afdeling) in een organisatie, die zich verdiept in het digitaal archiveren zich ook verdiept in het afhandelen van formulieren, conceptwerk, verwerkingsmethodes, enzovoort. Men kan bijvoorbeeld ieder jaar naar de CeBIT Messe in Hannover. Een 10-12 jaar heb ik deze beurs jaarlijks gevolgd. Het is héél mooi om soms ver vooruit te kunnen kijken wat er in het vat zit. Oprolbare schermen heb ik net als de OLED-schermen in het begin van deze eeuw gezien. Die komen nu op de markt. Als die tijd heb ik me vertwijfeld afgevraagd waar ze bleven. Maar ook de techniek heeft tijd nodig.



52 procent meer rendement met 24 inch scherm!
Buiten de CeBIT om zijn er iedere dag nieuwe belevenissen op het internet.
12 maart 2008 bijvoorbeeld stond er op de site van webwereld een interessant stukje over de beste grootte van een beeldscherm. Het ging over een Amerikaans onderzoek, waaruit bleek dat er 52 procent meer productiviteit wordt gegenereerd met een beeldscherm van 24 inch. Het ging hier om tekstverwerking en het werken met spreadsheets. Het werken met twee schermen van 20 inch bracht het rendement op plus 44 procent. Dit geldt niet voor alle werkzaamheden. Heeft u nog beeldbuis schermen raad ik u direct aan om met het oog op stroomverbruik en motivatie voor uw medewerkers een LCD scherm neer te zetten. De 20 en 24 inch schermen zijn niet meer zo kostbaar. Best mogelijk dat u het stroomverbruik van de beeldbuis schermen binnen een paar jaar terugverdient.
Grappig is wel dat ik (geheel onwetend van bovenstaand stukje) mijn vorige laptop en bureaucomputer heb ingewisseld voor één laptop en een 24 inch scherm. De laptop gaat mee als ik naar relaties ga. Op kantoor gebruik ik hem als bureaucomputer met als voordeel dat ik mijn digitale bureaublad vergroot. Links van mij m'n agenda, adressenlijst, skypetelefoon en recht voor mij een scherm waarop ik twee A-4tjes op 100% voor mijn neus heb. In mijn systeem zit dan nog het voordeel dat ik meerdere vensters kan maken, waardoor ik een altijd een rustig bureaublad voor mijn neus heb. Méér of minder productiviteit heb ik niet gemeten. Het werkt zo heerlijk, dat ik er soms bij wegdroom.

[naar top]

Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.
deze informatie wordt u aangeboden door leo hooijmans, lid van fmn
mede mogelijk gemaakt door facilitaire aanbieders online

Facilitaire Aanbieders Online


voor zoeken naar producten/diensten en verenigingen
klik op foto....


facilitaire-informatie-online.nl ©
ingevoerd op 5 april 2008
het laatst gewijzigd op 16-08-2012

voorwaarden voor gebruik/bezoek van deze website: klik hier....
(de kleine lettertjes, maar dan iets groter)